எப்படி Word ஐ PDF ஆக மாற்றுவது: சிறந்த ஆவணங்களுக்கு எளிய வழிகாட்டி

ஒரு Word ஆவணத்தை PDF ஆக மாற்றுவது எப்படி என்பதைப் புரிந்துகொள்வது என்பது மேற்பரப்பில் எளிதாகத் தோன்றும் திறன்களில் ஒன்றாகும், ஆனால் இது முற்றிலும் அவசியமானது. நல்ல செய்தி என்னவென்றால், மிக வேகமான முறைகள் நீங்கள் ஏற்கனவே பயன்படுத்தும் மென்பொருளில் நேரடியாக உள்ளன, உதாரணமாக Microsoft Word இன் 'Save As' அல்லது 'Export' செயல்பாடுகள். இந்த கருவிகள் உங்கள் ஆவணத்தின் வடிவமைப்பு, எழுத்துருக்கள் மற்றும் படங்களை முழுமையாக பாதுகாக்க வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன.

ஒரு சரியான PDF மாற்றம் ஏன் மிகவும் முக்கியம்

நீங்கள் ஒரு Word ஆவணத்தை அனுப்பி, அது மற்றொரு நபரின் திரையில் முழுமையாக குழப்பமாகத் தோன்றாது எனக் கைகொடுத்ததா? நாம் அனைவரும் அங்கு இருந்திருக்கிறோம். நீங்கள் கவனமாக தேர்ந்தெடுத்த எழுத்துருக்கள் தோன்றுமா அல்லது நீங்கள் மிகவும் கவலைப்பட்ட ரெசுமே வடிவமைப்பு திடீரென உடைந்து விடுமா என்று யோசிக்கிறீர்கள். இதுவே உங்கள் PDF மாற்றத்தை சரியாகப் பெறுவது ஒரு நல்ல-to-have அல்ல; இது தெளிவான, தொழில்முறை தொடர்புக்கு அவசியமாகும்.

PDF (Portable Document Format) ஐ உங்கள் கோப்பின் டிஜிட்டல் புகைப்படமாகக் கருதுங்கள். இது அனைத்தையும் இடத்தில் உறுதியாகக் கட்டுப்படுத்துகிறது, எந்த சாதனம், செயல்முறை அமைப்பு, அல்லது திரையில் அது ஒரே மாதிரியானதாகத் தோன்றும் என்பதை உறுதி செய்கிறது. அந்த வகை நம்பகத்தன்மை பல உண்மையான சூழ்நிலைகளில் விளையாட்டு மாற்றுபவர்.

ஒரு Word கோப்பு சரியாக வேலை செய்யாத போது

சில சந்தர்ப்பங்களில், PDF அனுப்புவது பேச்சுவார்த்தைக்கு உட்பட்டது. சில பொதுவான எடுத்துக்காட்டுகள் இங்கே உள்ளன:

• வேலை விண்ணப்பங்கள்: நீங்கள் தனிப்பட்ட எழுத்துருக்களுடன் வடிவமைத்த ரெசுமே PDF ஆக இருக்க வேண்டும். இது ஒரு வேலைக்கு தேர்ந்தெடுக்கும் மேலாளர் அதை நீங்கள் நினைத்தது போலவே காண உறுதி செய்யும் ஒரே வழி.
• சட்ட ஒப்பந்தங்கள்: நீங்கள் ஒரு ஒப்பந்தத்தை PDF ஆகப் பகிர்ந்தால், நீங்கள் தவறுதலாக (அல்லது நோக்கமாக) திருத்தங்களைத் தவிர்க்கிறீர்கள் மற்றும் ஆவணத்தின் முழுமையைப் பாதுகாக்கிறீர்கள்.
• வணிக அறிக்கைகள்: ஒரு நிறுவன அறிக்கையை PDF ஆக அனுப்புவது, எந்த மென்பொருளையும் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்றால், ஒவ்வொரு பங்குதாரரும் ஒரே மாதிரியான தொழில்முறை, ஒழுங்குபடுத்தப்பட்ட ஆவணத்தைப் பார்க்கிறார்கள் என்பதை உறுதி செய்கிறது.

PDF வடிவம் ஒரு உலகளாவிய தரநிலையாக நீண்ட, நிலையான வரலாற்றைக் கொண்டுள்ளது. இது புதிய, சோதிக்கப்படாத தொழில்நுட்பம் அல்ல; இது டிஜிட்டல் ஆவண பகிர்வின் அடித்தளம்.

எங்கள் வேலை அதிகமாக ஆன்லைனுக்கு மாறியதால், அதன் பங்கு மேலும் வளர்ந்துள்ளது. முழு உலகம் PDF களில் இயங்குகிறது, மற்றும் எண்கள் அதை ஆதரிக்கின்றன.

PDF மென்பொருள் சந்தை USD 2.15 பில்லியன் ஆக 2024 இல் அடைந்தது மற்றும் USD 5.72 பில்லியன் 2033 இல் அடைய திட்டமிடப்பட்டுள்ளது. இந்த வளர்ச்சி தொலைதூர வேலை மற்றும் பாதுகாப்பான, நிலையான ஆவண வடிவங்களுக்கான முக்கிய தேவைக்கு நேரடியாக தொடர்புடையது. PDF சந்தையின் வளர்ச்சியைப் பற்றிய மேலும் தகவல்களை Smallpdf.com இல் காணலாம்.

இறுதியில், PDF மாற்றத்தை கற்றுக்கொள்வது உங்களுக்கு கட்டுப்பாட்டை வழங்குகிறது. உங்கள் கடுமையான வேலை தெளிவாகவும் தொழில்முறை முறையில் வழங்கப்படுவதை நீங்கள் உறுதி செய்கிறீர்கள், ஒவ்வொரு முறையும். இந்த வழிகாட்டியில் உள்ள முறைகள் நேரடியாகவும், எந்த மாற்றத்திற்கும் நீங்கள் எதிர்கொள்ளும் பணிகளை கையாள்வதற்கான நம்பிக்கையை வழங்கும்.

சில சமயம், வேலைக்கு சிறந்த கருவி நீங்கள் ஏற்கனவே திறந்திருக்கும் கருவிதான். ஒரு Word ஆவணத்தை PDF ஆக மாற்றுவதற்கு, நீங்கள் Microsoft Word ஐவிட மேலும் எங்கு தேட வேண்டும் என்று நீங்கள் உண்மையில் தேவை இல்லை. உள்ளமைக்கப்பட்ட மாற்றக் கருவிகளைப் பயன்படுத்துவது, உங்கள் திரையில் நீங்கள் காணும் விஷயம் உங்கள் பெறுநரின் திரையில் காணப்படும் விஷயத்துடன் சரியாக இருக்குமென உறுதி செய்ய மிகவும் நம்பகமான வழியாகும்.

இது எப்போதும் இப்படியாக இல்லை. நாங்கள் நம்பிக்கையுடன் சார்ந்த கஷ்டமான, பிழை ஏற்படும் மாற்றங்களை நினைவில் வைத்திருக்கிறேன். Microsoft 2007 இல் உள்ளூர் 'PDF ஆகச் சேமிக்கவும்' என்ற அம்சத்தைச் சேர்த்த பிறகு விளையாட்டு மாறியது, இது மாற்றப் பிழைகளை 90% க்கும் அதிகமாகக் குறைத்தது. ஆன்லைன் கருவிகள் இப்போது எங்கும் உள்ளன, ஆனால் தூய நம்பகத்தன்மைக்காக, மூலத்தை விட எதுவும் மேல் இல்லை. இந்த PDF பயன்பாட்டு புள்ளிவிவரங்களை Smallpdf.com இல் பார்க்கலாம் என்பதைப் பார்க்கலாம்.

எப்போது PDF சரியான அழைப்பு? இது நீங்கள் ஆவணத்துடன் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதற்கு அடிப்படையாகக் கொண்டது.

நீங்கள் காணக்கூடியது போல, உங்கள் வடிவமைப்பைப் பூட்டுவது அல்லது எளிதான திருத்தங்களைத் தவிர்ப்பது முக்கியமாக இருந்தால், PDF உங்கள் சிறந்த வாய்ப்பு.

Word இன் உள்ளமைக்கப்பட்ட கருவிகளை வழிநடத்துதல்

Microsoft Word உங்களுக்கு வேலை செய்ய இரண்டு முக்கியமான வழிகளை வழங்குகிறது: "Save As" மற்றும் "Export." அவை முதலில் ஒரே மாதிரியானதாகத் தோன்றலாம், ஆனால் இறுதிக் கோப்பின் மீது வெவ்வேறு கட்டுப்பாட்டை வழங்குகின்றன.

மிகவும் விரைவான பாதை Save As ஐப் பயன்படுத்துவது. File > Save As க்கு செல்லவும், கோப்பு வகைக்கு உள்ள பட்டியலில் PDF ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது வேகமாகவும், எளிதாகவும், எந்த சிறப்பு திருத்தங்களும் இல்லாமல் ஒரு சாதாரண PDF தேவைப்படும் அன்றாட சூழ்நிலைகளுக்கு சிறந்தது.

மேலும் கட்டுப்பாட்டிற்காக ஏற்றுமதி அம்சத்தைப் பயன்படுத்துதல்

நீங்கள் மேலும் விவரமாகப் பெற வேண்டும் என்றால், Export செயல்பாடு உண்மையான சக்தி உள்ளது. நீங்கள் அதை File > Export > Create PDF/XPS Document இல் காணலாம். இது "Save As" போலவே தோன்றும் உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கிறது, ஆனால் முக்கிய "Options" பொத்தானுடன்.

இங்கே நீங்கள் சிறு திருத்தங்களைத் தொடங்கலாம். "Options" ஐ கிளிக் செய்வது ஒரு பட்டியலைத் திறக்கிறது, இது நீங்கள் குறிப்பிட்ட பக்கங்களின் ஒரு குறிப்பிட்ட வரம்பை மட்டுமே மாற்ற அல்லது ஆவணத்தின் பண்புகளை உள்ளடக்க வேண்டுமா என்பதை முடிவு செய்யலாம். இது நீங்கள் ஒரு ஒற்றை அத்தியாயம் அல்லது பிரிவை ஒரு சகோதரனுக்கு அனுப்ப வேண்டுமெனில், பெரிய அறிக்கைகளுக்கு உயிர்கொடுக்கிறது.

தொழில்முறை குறிப்புகள்: "PDF விருப்பங்கள்" பிரிவைப் பாருங்கள்.

நீங்கள் நீண்ட கால சேமிப்பிற்கான ஆவணத்தை உருவாக்குகிறீர்களானால்—சட்டப் பதிவுகள், பட்டயங்கள் அல்லது நிறுவன பதிவுகள் போன்றவை—"ISO 19005-1 compliant (PDF/A)" என்ற பெட்டியை சரிபார்க்கவும்.

இந்த PDF/A வடிவம், உங்கள் ஆவணம் எவ்வளவு காலம் கழித்து திறக்கப்படும் என்றால் என்னவாக இருந்தாலும், அதே போலவே தோற்றம் மற்றும் உணர்வை உறுதி செய்ய வடிவமைக்கப்பட்ட ஒரு சிறப்பு, தரநிலைப்படுத்தப்பட்ட PDF பதிப்பு ஆகும்.

உங்கள் Word to PDF மாற்ற முறை தேர்வு செய்தல்

ஒரு ஆவணத்தை மாற்றுவதற்கான பல்வேறு வழிகள் உள்ளதால், அவை எவ்வாறு ஒப்பிடப்படுகின்றன என்பதைப் பார்ப்பது உதவுகிறது. இந்த அட்டவணை, உங்கள் குறிப்பிட்ட பணிக்கான சரியான முறையை தேர்வு செய்ய உதவுவதற்காக, மிகவும் பொதுவான முறைகளை உடைப்பதாக உள்ளது.

மாற்ற முறை	சிறந்தது	முக்கிய நன்மை	தளங்கள்
Microsoft Word (Save As)	விரைவான, தினசரி மாற்றங்கள்	மிகவும் உயர்ந்த நம்பகத்தன்மை; வடிவத்தை முற்றிலும் பாதுகாக்கிறது	Windows, macOS
Microsoft Word (Export)	குறிப்பிட்ட அமைப்புகளை தேவைப்படும் ஆவணங்கள்	பக்கம் வரம்பு, தரம் மற்றும் PDF/A வடிவத்தில் சுருக்கமான கட்டுப்பாடு	Windows, macOS
Google Docs	மின்னணு அடிப்படையிலான ஒத்துழைப்பு	உங்கள் உலாவியில் நேரடியாக மாற்றவும் பகிரவும் எளிது	இணைய அடிப்படையிலானது
Print to PDF	எந்த அச்சிடத்தக்க பயன்பாட்டிலிருந்து மாற்றுதல்	Almost any software உடன் வேலை செய்யும் உலகளாவிய முறை	Windows, macOS
Chrome Extensions	இணைய உள்ளடக்கம் அல்லது ஆன்லைன் ஆவணங்களை மாற்றுதல்	உலாவியை விலக்காமல் வேகம் மற்றும் வசதி	இணைய அடிப்படையிலானது (Chrome)

இறுதியாக, Word இல் உருவாக்கப்பட்ட எந்த ஆவணத்திற்காகவும், அங்கு தொடங்குவது உங்கள் சிறந்த வாய்ப்பு ஆகும். மற்ற முறைகள் அற்புதமான மாற்றங்கள் ஆகும், குறிப்பாக நீங்கள் மாறுபட்ட கோப்பு வகைகள் அல்லது மாறுபட்ட சூழ்நிலைகளில் வேலை செய்யும் போது.

உங்கள் கோப்பு அளவைக் குறைப்பது

ஏற்கனவே நீங்கள் ஏற்றுமதி விருப்பங்களில் செய்யும் ஒரு கடைசி முக்கிய தேர்வு, தரம் மற்றும் கோப்பு அளவுக்கு இடையிலான பரிமாற்றம் ஆகும். Word உங்களுக்கு இரண்டு தெளிவான தேர்வுகளை வழங்குகிறது:

• சாதாரண (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல் மற்றும் அச்சிடுதல்): இது உங்கள் உயர்தர விருப்பம். இது படங்களை கூர்மையாகவும், உரையை கண்ணாடி தெளிவாகவும் வைத்திருக்கிறது, இதனால் இது தொழில்முறை அறிக்கைகள், போர்ட்ஃபோலியோக்கள் அல்லது அச்சிடுவதற்கான ஏதாவது ஒன்றிற்கு சிறந்தது.
• குறைந்த அளவு (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல்): இந்த அமைப்பு படங்கள் மற்றும் பிற கூறுகளை தீவிரமாக சுருக்கமாக்குகிறது, கோப்பு அளவைக் குறைக்கிறது. நீங்கள் ஆவணத்தை மின்னஞ்சல் அனுப்ப வேண்டுமென்றால் அல்லது சேமிப்பு இடத்தைச் சேமிக்க முயற்சிக்கும்போது இதனைத் தேர்வு செய்யவும்.

இந்த உள்ளமைக்கப்பட்ட Word அம்சங்களுடன் நீங்கள் வசதியாக இருக்கும்போது, நீங்கள் நினைக்கக்கூடிய எந்த சூழ்நிலையிலும் தொழில்முறை தரத்திற்கான PDF ஐ உருவாக்கலாம்—அனைத்தும் செயலியில் இருந்து வெளியேறாமல்.

நீங்கள் Microsoft Word ஐப் பெறவில்லை என்றால் என்ன? Google Docs மற்றும் ஆன்லைன் கருவிகளைப் பயன்படுத்துதல்

அப்படியானால், நீங்கள் Microsoft Word ஐ நிறுவவில்லை என்றால் என்ன செய்வீர்கள்? நீங்கள் Chromebook இல் இருக்கலாம், அல்லது உங்கள் கூட்டாளி ஒரு கோப்பை பகிர்ந்திருக்கலாம் மற்றும் நீங்கள் உங்கள் முதன்மை கணினியிலிருந்து தொலைவில் இருக்கலாம். இங்கு மின்னணு அடிப்படையிலான கருவிகள் மிகவும் பயனுள்ளதாக மாறுகின்றன, குறிப்பிட்ட மென்பொருள் இல்லாமல் Word ஆவணங்களை PDF ஆக மாற்றுவதற்கான சக்தியை உங்களுக்கு வழங்குகின்றன.

இது ஒரு நிச்சயமாக ஒரு நிச்சயமான தீர்வு அல்ல; இது எவ்வாறு நாங்கள் வேலை செய்கிறோம் என்பதில் ஒரு பெரிய மாற்றம். PDF மென்பொருள் சந்தை 2024 இல் USD 1.96 பில்லியன் இருந்து 2031 இல் USD 4.69 பில்லியன் ஆக வெகு விரைவில் வளர வாய்ப்பு உள்ளது. இந்த வளர்ச்சியின் ஒரு பெரிய காரணம், 2020 இல் கிளவுட் பயன்பாடு இரட்டிப்பாக அதிகரித்ததால், அணுகக்கூடிய, இணைய அடிப்படையிலான கருவிகளுக்கான தேவை ஆகும். ஆசிரியர்களிலிருந்து சிறு தொழில்முனைவோர்கள் வரை அனைவருக்கும் வேகமாக செய்ய வேண்டிய வழி தேவை. நீங்கள் இந்த PDF சந்தை வளர்ச்சி போக்குகள் பற்றி மேலும் படிக்கலாம், நீங்கள் ஆர்வமாக இருந்தால்.

Google Docs முறை

நீங்கள் Google Workspace சூழலில் வாழ்ந்தால், எளிதான தீர்வு உங்கள் விரல்களில் உள்ளது. Google Docs இல் உங்கள் Drive இல் ஏற்கனவே உள்ள கோப்புகளுக்கு அல்லது நீங்கள் உடனடியாக பதிவேற்ற வேண்டிய கோப்புகளுக்கு சிறந்த மாற்றி உள்ளது.

உங்கள் Word ஆவணத்தை Google Docs உடன் திறக்க ஆரம்பிக்கவும். எளிதான வழி, .docx கோப்பை உங்கள் Google Drive இல் பதிவேற்றுவது, பின்னர் அதை இரு முறை கிளிக் செய்வது. Google Docs, உங்கள் முதலில் உள்ள வடிவத்தை பெரும்பாலும் பாதுகாக்கும் வகையில், அதை இணக்கமான வடிவத்தில் திறக்க சிறந்த வேலை செய்கிறது.

அதற்குப் பிறகு, இது சில கிளிக்குகள் மட்டுமே.

• மேலே இடது மூலையில், File மெனுவுக்கு செல்லவும்.
• Download என்பதின் மீது உங்கள் குர்சரை மிதிக்கவும்.
• தெரிவான வடிவங்களில் இருந்து, PDF Document (.pdf) ஐ தேர்வு செய்யவும்.

அதுவே. உங்கள் உலாவி உடனடியாக புதிய PDF ஐ பதிவிறக்கம் செய்யும், அனைத்தும் தயாராக உள்ளது. ஒரு குழு ஒரே Word ஆவணத்தில் வேலை செய்கிற போது, இறுதியாக, மாற்ற முடியாத PDF ஆக பூட்ட வேண்டிய திட்டங்களில் இந்த முறை மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

ஒரு பாதுகாப்பான ஆன்லைன் மாற்றியை எவ்வாறு தேர்வு செய்வது

Google Docs ஒரு விருப்பமில்லாத போது, நீங்கள் ஆன்லைன் மாற்றி இணையதளங்களின் ஒரு பெரிய கடல் காண்பீர்கள். அவை நிச்சயமாக வசதியானவை, ஆனால் நீங்கள் சில எச்சரிக்கையுடன் முன்னேற வேண்டும். உங்கள் ஆவணத்தை மற்றவரின் சர்வரில் பதிவேற்றுகிறீர்கள் என்பதைக் நினைவில் கொள்ளுங்கள், எனவே தனியுரிமை மற்றும் பாதுகாப்பு உங்கள் முன்னுரிமையாக இருக்க வேண்டும்.

ஒரு நல்ல விதிமுறையாக: எதையும் பதிவேற்றுவதற்கு முன்பு எப்போதும் தனியுரிமை கொள்கையைச் சரிபார்க்கவும். ஒரு நம்பகமான சேவையைத் தேர்ந்தெடுக்கும் போது, அவர்கள் உங்கள் கோப்புகளை தங்கள் சேவையகங்களில் ஒரு குறுகிய காலத்திற்கு (பொதுவாக சில மணி நேரங்கள்) அழிக்கும் என்பதை முன்பே தெரிவிக்க வேண்டும் மற்றும் உங்கள் தரவுகளை பாதுகாக்க SSL குறியாக்கத்தைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

நம்பகமான சேவையை கண்டுபிடிக்க நான் எப்போதும் தேடும் சில விஷயங்கள் இங்கே உள்ளன:

• URL-ல் HTTPS: இணைய முகவரி https:// என தொடங்க வேண்டும். எந்த வித விதிவிலக்குகளும் இல்லை.
• தெளிவான அழிப்பு கொள்கை: அந்த இணையதளம் உங்கள் கோப்புகளை எவ்வளவு நேரம் வைத்திருக்கும் என்பதை தெளிவாக கூற வேண்டும்.
• சூழ்நிலை மென்பொருள் இல்லை: உண்மையான இணைய அடிப்படையிலான மாற்றி உங்களை ஒரு பயன்பாட்டை பதிவிறக்கம் செய்ய கட்டாயமாக்கக் கூடாது.

உண்மையான தகவல்களை கையாளும் மற்றும் தனியுரிமையை மேலும் முன்னேற்ற விரும்பும் நபர்களுக்கான சிறந்த தீர்வு, கோப்புகளை உள்ளூர் முறையில் செயலாக்கும் ஒரு கருவி ஆகும். எடுத்துக்காட்டாக, எங்கள் சொந்த ShiftShift விரிவாக்கங்களில் உள்ள Word to PDF மாற்றி உங்கள் உலாவியில் முழுமையான மாற்றத்தைச் செய்கிறது. உங்கள் ஆவணம் உங்கள் கணினியை விலக்கி செல்லாது, ஆன்லைன் கருவியின் வசதியுடன் ஆஃப்லைன் பயன்பாட்டின் வலுவான பாதுகாப்பை வழங்குகிறது. எந்த ஆபத்துகளையும் ஏற்க முடியாத போது இது சிறந்த அணுகுமுறை ஆகும்.

சிக்கலான ஆவணங்களுக்கு மேம்பட்ட மாற்றக் கலைகள்

ஒரு தனி, எளிய ஆவணத்தை விட அதிகமாக நீங்கள் கையாளும் போது, அடிப்படை "சேமிக்க" முறை சரியாக வேலை செய்யாது. உண்மையான உலக சூழ்நிலைகளைப் பற்றிக் கற்பனை செய்யுங்கள்: மாதாந்திர அறிக்கைகளை தொகுப்பது, பல அத்தியாயங்களில் இருந்து பயிற்சி கையேட்டை உருவாக்குவது, அல்லது முழு திட்டத்தின் ஆவணங்களை காப்பாற்றுவது. இது நீங்கள் அடிப்படைகளை மீறி உண்மையான திறமையான வேலைப்பாட்டிற்கு நகர வேண்டும் என்பதற்கான இடமாகும்.

தொகுப்பாக பல கோப்புகளை ஒரே நேரத்தில் மாற்றுவது என்பது வெறும் தலைவலி அல்ல; இது ஒரு பெரிய நேரத்தை வீணாக்கும் மற்றும் தவறுகளுக்கு திறந்த அழைப்பு. தொகுப்பாக சிக்கலான மாற்றங்களை கையாள்வது எப்படி என்பதை கற்றுக்கொள்வது ஒரு விளையாட்டு மாற்றியாகும், இது நீங்கள் வேலை செய்யும் உண்மையான பணியில் கவனம் செலுத்துவதற்கு உங்களை விடுவிக்கிறது.

தொகுப்பு மாற்றங்களை கற்றுக்கொள்வது

தொகுப்பு மாற்றம் என்பது நீங்கள் நினைக்கும் போலவே: ஒரு முழு Word ஆவணங்களை உள்ளடக்கிய கோப்புறையை எடுத்து, அனைத்தையும் ஒரே நடவடிக்கையில் PDF ஆக மாற்றுவது. இது நீங்கள் ஒரு பெரிய கோப்பு தொகுப்பை செயலாக்க வேண்டிய போது, உதாரணமாக, ஒரு முழு காலாண்டின் நிதி அறிக்கைகளை மாற்றுவது அல்லது சமர்ப்பிக்கப்பட்ட பணிகளை மதிப்பீடு செய்ய தயாரிப்பது போன்ற நேரங்களில் உயிர்கொடுக்கிறது.

Microsoft Word இல் இதற்கான உள்ளமைவான அம்சம் இல்லை என்றாலும், உங்களுக்கு பல சிறந்த விருப்பங்கள் உள்ளன. இப்படியான வேலைக்கு, நான் எப்போதும் ஒரு தனிப்பட்ட டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டை பரிந்துரைக்கிறேன்.

• Adobe Acrobat Pro: இதற்கு ஒரு காரணம் உள்ளது. நீங்கள் உண்மையில் ஒரு முழு ஆவணக் கோப்புறையை Acrobat இல் இழுத்து விடலாம், இது அனைத்தையும் ஒரே நேரத்தில் மாற்றும். இது முழு தொகுப்பிற்கான வெளியீட்டு அமைப்புகளைப் பற்றிய அற்புதமான கட்டுப்பாட்டை வழங்குகிறது.
• ஆஃப்லைன் மாற்றிகள்: தொகுப்பு செயலாக்கத்திற்காக குறிப்பாக உருவாக்கப்பட்ட பல டெஸ்க்டாப் பயன்பாடுகளை நீங்கள் காணலாம். இவை உணர்வுப்பூர்வமான ஆவணங்களுக்கு சிறந்தவை, ஏனெனில் உங்கள் கோப்புகள் எப்போது வேண்டுமானாலும் கிளவுட் சர்வருக்கு பதிவேற்றப்படுவதில்லை - அவை உங்கள் இயந்திரத்தில் உள்ளன.
• கமாண்டு-லைன் கருவிகள்: நீங்கள் கொஞ்சம் குறியீட்டுடன் வசதியாக இருந்தால், Pandoc போன்ற ஒரு கருவியை ஒரு தானியங்கி மாற்ற குழாய்க்கு உருவாக்குவதற்காக ஸ்கிரிப்ட் செய்யலாம். இது அனைவருக்காக அல்ல, ஆனால் அதன் நெகிழ்வுத்தன்மை ஒப்பிட முடியாதது.

என் ஆலோசனை? எப்போதும் உங்கள் கோப்புகளை உள்ளூர் முறையில் செயலாக்கும் கருவியை முன்னுரிமை அளிக்கவும். நீங்கள் விரும்புவது இறுதியாக, சில சீரற்ற, பாதுகாப்பற்ற இணையதளத்திற்கு ஒரு ரகசிய வாடிக்கையாளர் அறிக்கைகளின் கோப்புறையை பதிவேற்றுவது அல்ல.

பல Word ஆவணங்களை ஒரு PDF ஆக இணைத்தல்

பல்வேறு Word ஆவணங்களை ஒரே, ஒருங்கிணைந்த PDF ஆக இணைப்பது இன்னும் ஒரு பயனுள்ள திறமை. இது திட்டப் போர்ட்ஃபோலியோக்களை உருவாக்குவது, ஆராய்ச்சி ஆவணங்களை தொகுப்பது, அல்லது தனித்தனியாக எழுதப்பட்ட அத்தியாயங்களில் இருந்து முழுமையான பயனர் கையேட்டை உருவாக்குவது எனக்கு செல்லும் முறை.

இதைச் செய்யும் மிக நம்பகமான வழி, ஒவ்வொரு Word கோப்பையும் முதலில் தனித்தனியாக PDF ஆக மாற்றுவது. நீங்கள் தனித்தனியாக PDF களின் தொகுப்பை பெற்றவுடன், PDF இணைக்கும் கருவியைப் பயன்படுத்தி அவற்றை இணைத்து மறுபடியும் ஒழுங்குபடுத்தலாம், இறுதியாக, அழகான ஆவணமாக. இந்த இரண்டு படிகள் உங்களுக்கு அதிக கட்டுப்பாட்டை வழங்குகிறது.

நான் காணும் மிகப்பெரிய தலைவலிகளில் ஒன்று வெவ்வேறு Word பதிப்புகளால் உருவாக்கப்படும் வடிவமைப்பு குழப்பம். உண்மையில், ஆவண வடிவமைப்பு பிரச்சினைகள் 30% கோப்பு பகிர்வுகளை பாதிக்கின்றன, மக்கள் ஒப்பிட முடியாத .doc மற்றும் .docx கோப்புகளைப் பயன்படுத்தும் போது. இந்த மாறுபாடுகளை மென்மையாக கையாளும் ஒரு நல்ல கருவி தங்கத்தின் எடையை மதிக்கிறது. PDF Reader Pro இல் இருந்து PDF வளர்ச்சி புள்ளிவிவரங்கள் பற்றிய இந்த அறிக்கையில் மேலும் தகவல்களைப் பெறலாம்.

நீங்கள் உங்கள் கோப்புகளை இணைத்த பிறகு, பாதுகாப்பைப் பற்றிக் கவனிக்கவும். சட்ட வழக்கு கோப்புகள் அல்லது உள்ளக நிதி அறிக்கைகள் போன்ற உணர்வுப்பூர்வமான தொகுப்புகளுக்கு, ஒரு கடவுச்சொல்லைச் சேர்க்குவது ஒரு புத்திசாலித்தனமான இறுதி தொடுப்பாகும். எங்கள் வசதியான கடவுச்சொல் உருவாக்கி மூலம் நீங்கள் எளிதாக ஒரு வலிமையான, தனித்துவமான கடவுச்சொல்லை உருவாக்கலாம்.

உயர் தரமான படங்கள் மற்றும் எழுத்துருக்களை பாதுகாக்குதல்

மங்கலான, பிக்சலேட்டான படங்கள் மற்றும் விசித்திரமான, மாற்றப்பட்ட எழுத்துருக்கள் "கெட்ட மாற்றம்" என்று அழைக்கின்றன. உங்கள் ஆவணத்தின் காட்சி அழகு முக்கியமானது என்றால் - சந்தைப்படுத்தல் ப்ரோசருகள், வடிவமைப்பு போர்ட்ஃபோலியோக்கள், அல்லது அறிவியல் போஸ்டர்கள் - நீங்கள் மாற்றம் அமைப்புகளை சரியாகச் செய்வது மிகவும் முக்கியம்.

நீங்கள் Word இல் இருந்து ஏற்றுமதி செய்யும் போது, எப்போதும் "மாதிரி (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல் மற்றும் அச்சிடுதல்)." என்ற குறிச்சொல்லைக் காணுங்கள். இந்த அமைப்பு உங்கள் சிறந்த நண்பராகும், ஏனெனில் இது Word ஐ முதன்மை படத்தின் தீர்மானத்தைப் பாதுகாக்கச் சொல்லுகிறது மற்றும் மங்கலுக்கு காரணமாகும் தீவிர குறுக்கீட்டைத் தவிர்க்கிறது.

மற்றொரு தொழில்முறை குறிப்புகள்: உங்கள் எழுத்துருக்களை இணைக்கவும். நீங்கள் மாற்றுவதற்கு முன்பு, File > Options > Save க்கு சென்று "கோப்பில் எழுத்துருக்களை இணைக்கவும்." என்ற செக் பாக்ஸை கண்டுபிடிக்கவும். இந்த பெட்டியைச் சுட்டுவது உங்கள் PDF இல் எழுத்துரு கோப்புகளை தொகுத்து வைக்கிறது, உங்கள் கவனமாக தேர்ந்தெடுத்த எழுத்துரு எந்த சாதனத்தில் யாரும் திறக்கும்போது சரியாகக் காணப்படும் என்பதை உறுதி செய்கிறது.

பொதுவான மாற்ற பிரச்சினைகளை தீர்க்குதல்

எந்தவொரு எளிய செயல்முறையும் ஒரு தடையை சந்திக்கலாம். நீங்கள் ஒரு Word ஆவணத்தை PDF ஆக மாற்றிய பிறகு, ஒரு சரியான, கார்பன் நகல் எதிர்பார்க்கிறீர்கள், ஆனால் ஏதோ clearly off உள்ளது. hyperlinks இறந்திருக்கலாம், அல்லது வடிவமைப்பு முற்றிலும் குழப்பமாகிவிட்டது. இந்த பிரச்சினைகள் சிரமமாக இருக்கின்றன, ஆனால் நீங்கள் என்ன தேட வேண்டும் என்பதைப் புரிந்தால், அவற்றை சரிசெய்யுவது எளிது.

இந்த தலைவலிகளில் பெரும்பாலானவை சில பொதுவான வகைகளில் அடங்கும்: வடிவமைப்பு மாற்றங்கள், படம் தரம் குறைப்பு, அல்லது செயல்பாட்டுக்கூறுகள் செயல்படுவதற்கு நிறுத்தப்படுகின்றன. உங்கள் இறுதி PDF நீங்கள் வடிவமைத்தது போலவே இருக்க வேண்டும் என்பதற்காக, இந்த அடிக்கடி மாற்றப் பிரச்சினைகளை கண்டறிந்து தீர்க்க எப்படி என்பதைப் பார்ப்போம்.

உங்கள் வடிவமைப்பு எதற்காக வேறுபடுகிறது

உங்கள் கவனமாக உருவாக்கப்பட்ட வடிவமைப்பு - அதன் சரியான எழுத்துருக்கள், எல்லைகள் மற்றும் இடைவெளிகள் - மாற்றத்தின் போது முற்றிலும் மாறுபட்டால், இது மிகவும் சிரமமாக இருக்கும். பெரும்பாலும், இது எல்லாம் எழுத்துருக்கள் எவ்வாறு கையாளப்படுகிறதற்கே வரும். PDF ஐ திறக்கும் நபருக்கு நீங்கள் பயன்படுத்திய அதே எழுத்துரு உங்கள் இயந்திரத்தில் நிறுவப்படவில்லை என்றால், அவர்களின் PDF பார்வையாளர் அதை ஒரு இயல்பானதாக மாற்றும். முடிவு? ஒரு வடிவமைப்பு பேரழிவு.

அதிக மகிழ்ச்சி, தீர்வு எளிது: உங்கள் PDF இல் நேரடியாக எழுத்துருக்களை இணைக்கவும்.

• Microsoft Word இல்: நீங்கள் சேமிக்க அல்லது ஏற்றுமதி செய்யும் முன், File > Options > Save க்கு செல்லவும்.
• சரியான அமைப்பை கண்டறியவும்: "கோப்பில் எழுத்துருக்களை இணைக்கவும்" என்று கூறும் செக் பாக்ஸை தேடவும் மற்றும் அது சரிபார்க்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதி செய்யவும்.

இந்த ஒரு எளிய படி உங்கள் எழுத்துரு கோப்புகளை PDF இல் உள்ளே தொகுத்து வைக்கிறது. இது உங்கள் ஆவணம் எந்த சாதனத்தில் யாரும் பார்ப்பதற்கே சரியாகக் காணப்படும் என்பதை உறுதி செய்கிறது.

டிசைனில் எழுத்தியல் முக்கியமான பாகமாக இருக்கும் எந்த ஆவணத்திற்கும், இது ஒரு கட்டாயம்.

மங்கலான படங்கள் மற்றும் உடைந்த இணைப்புகளை சரிசெய்யுதல்

மற்றொரு பொதுவான குறைபாடு, உங்கள் Word ஆவணத்தில் இருந்து தெளிவான, உயர்தரமான படங்கள் இறுதிப் PDF இல் திடீரென மங்கலாக மற்றும் பிக்சலேட்டாக காணப்படுவது. இது பொதுவாக சிறிய கோப்பு அளவிற்கான தேடலில் மிகவும் தீவிரமான கம்பிரசன் அமைப்புகளால் ஏற்படுகிறது. நீங்கள் Word இல் இருந்து ஏற்றுமதி செய்யும் போது, நீங்கள் பொதுவாக கோப்பு அளவிற்கோ அல்லது தரத்திற்கோ உகந்ததாக அமைப்பை தேர்வு செய்யும் விருப்பத்தை காண்பீர்கள். எப்போதும் தரத்தை முன்னுரிமை தரும் அமைப்பை தேர்வு செய்யவும், உதாரணமாக "மாதிரி (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல் மற்றும் அச்சிடுதல்)."

உடைந்த ஹைப்பர்லிங்குகள் மற்றொரு சிரமமாகும். நீங்கள் Word இல் சரியாக செயல்பட்ட இணைப்பை கிளிக் செய்தால், இப்போது அது PDF இல் இறந்த உரையாகவே உள்ளது. இது பழைய மென்பொருள் அல்லது குறைவான நம்பகத்தன்மை உள்ள ஆன்லைன் மாற்றிகளைப் பயன்படுத்தும் போது அடிக்கடி ஏற்படுகிறது. இதை தவிர்க்க, Word இன் சொந்த "PDF ஆக சேமிக்கவும்" அல்லது "ஏற்றுமதி" செயல்பாட்டைப் போல ஒரு நவீன மாற்று முறையைப் பயன்படுத்துங்கள், இது உங்கள் அனைத்து இணைப்புகளையும் செயல்படுத்தி மற்றும் கிளிக்கக்கூடியதாக வைத்திருக்க வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.

மாற்றத்தின் பிறகு ஒவ்வொரு மாற்றத்தையும் சரிபார்க்க ஒரு சிக்கலான ஆவணத்தைப் பார்க்கும் வேலை சிரமமானது. ஒரு ஆவண ஒப்பீட்டு கருவி இங்கு ஒரு உயிர்காக்கியாக இருக்கலாம், ஆரம்ப மற்றும் இறுதி PDF இடையே உள்ள வேறுபாடுகளை உடனடியாக காட்டுகிறது. சக்திவாய்ந்த உரை ஒப்பீட்டு கருவி பற்றிய எங்கள் வழிகாட்டி https://shiftshift.app/diff-checker இந்த செயல்முறையை தானியங்கி செய்யவும், அதிக நேரத்தைச் சேமிக்கவும் எப்படி என்பதை காட்டலாம்.

இந்த விவரங்களை சரியாகப் பெறுவது தொழில்முறை சூழலில் மிகவும் முக்கியமானது. 35% உலகளாவிய PDF ஆசிரியர் பங்கைக் கட்டுப்படுத்தும் வட அமெரிக்கா போன்ற சந்தையில், ஆவணத்தின் அக்கறை அனைத்தும் ஆகும். ஒற்றை மாற்றங்கள் விதிமுறைகளை பூர்த்தி செய்யவும் தொழில்முறை உருவத்தை பராமரிக்கவும் அவசியமாகும். உங்கள் எழுத்துருக்களை இணைத்து, ஆரம்பத்தில் சரியான தர அமைப்புகளைத் தேர்வு செய்வதன் மூலம், நீங்கள் மிகவும் பொதுவான மாற்ற சிரமங்களில் பெரும்பாலானவற்றை தவிர்க்கலாம்.

Word ஐ PDF ஆக மாற்றுவதற்கான உங்கள் முக்கிய கேள்விகள், பதிலளிக்கப்பட்டது

சிறந்த கருவிகள் உள்ளன, நீங்கள் ஒரு Word ஆவணத்தை PDF ஆக மாற்றும் போது சில குறிப்பிட்ட கேள்விகளை சந்திக்கலாம். உங்கள் ஆவணங்களை சரியாகக் காண்பிக்க, எழுத்தியல் பராமரிப்பு, கோப்பு அளவு மற்றும் பாதுகாப்பு ஆகியவற்றைப் பராமரிக்கும்வரை, சில பொதுவான கேள்விகளை அணுகுவோம்.

இந்த விவரங்களைப் பற்றிய உங்கள் செல்லுபடியாகும் குறிப்பாக இதை நினைத்துக் கொள்ளுங்கள். உங்கள் வடிவமைப்பை பரிசுத்தமாகக் காப்பாற்றுவது முதல் கோப்பு அளவு மற்றும் பாதுகாப்பை நிர்வகிப்பது வரை எல்லாவற்றையும் நாங்கள் கையாள்வோம்.

எப்படி நான் ஒரு Word ஆவணத்தை வடிவமைப்பை இழக்காமல் PDF ஆக மாற்றலாம்?

இது மிகுந்த பொதுவான சிரமமாக இருக்கலாம், ஆனால் அதற்கான தீர்வு பொதுவாக எளிது. மிகவும் நம்பகமான முறை Microsoft Word இன் சொந்த 'ஏற்றுமதி' அல்லது 'PDF ஆக சேமிக்கவும்' செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்துவது. நீங்கள் விருப்பங்களைப் பார்க்கும் போது, 'மாதிரி (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல் மற்றும் அச்சிடுதல்)' என்பதைத் தேர்வு செய்ய உறுதியாகவும்.

நீங்கள் தனிப்பயன் எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்தினால் என்ன? அவற்றை அனைவருக்கும் காண்பிக்க, கோப்பில் நேரடியாக இணைக்க வேண்டும்.

• நீங்கள் மாற்றுவதற்கு முன், File > Options > Save க்கு செல்லவும்.
• 'கோப்பில் எழுத்துருக்களை இணைக்கவும்' என்ற செக் பாக்ஸை தேடவும் மற்றும் அது குறிக்கோள் செய்யப்பட்டிருக்க வேண்டும்.

இந்த கூடுதல் படியை எடுக்குவது ஒரு விளையாட்டு மாற்றியாகும். இது உங்கள் எழுத்தியல் நீங்கள் எண்ணியவாறு இருப்பதை உறுதி செய்கிறது, ஆவணத்தை யார் திறக்கிறாரோ அல்லது அவர்களிடம் எந்த எழுத்துருக்கள் நிறுவப்பட்டுள்ளன என்பதற்கேற்ப.

ஆன்லைன் Word to PDF மாற்றிகள் பயன்படுத்துவதற்கு பாதுகாப்பானவையா?

இது நீங்கள் தேர்வு செய்யும் சேவையின் மீது, மேலும் முக்கியமாக, நீங்கள் மாற்றும் ஆவணத்தின் உணர்வு மீது சார்ந்தது. பல நம்பகமான ஆன்லைன் கருவிகள் வலிமையான SSL குறியாக்கத்தைப் பயன்படுத்துகின்றன மற்றும் சில மணி நேரங்களில் உங்கள் கோப்புகளை தானாக அழிக்கிறார்கள் என்பதைக் குறிப்பிடும் தெளிவான தனியுரிமை கொள்கைகளை உள்ளன.

தனிப்பட்ட தரவுகள், நிதி விவரங்கள் அல்லது ரகசிய வணிக தகவல்களை உள்ளடக்கிய எந்த ஆவணத்திற்கும், ஆஃப்லைன் முறைகளைப் பயன்படுத்தவும். இது அபாயத்தைச் சந்திக்கத் தேவையில்லை. Microsoft Word இன் உள்ளமைவு மாற்றியை அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட டெஸ்க்டாப் செயலியைப் பயன்படுத்துவது உங்கள் தரவுகளை முழுமையாக உங்கள் கணினியில் வைத்திருக்கிறது.

ஒரு விதிமுறையாக, கூடுதல் மென்பொருளை நிறுவுவதற்கு உங்களை அழைக்கும் எந்த ஆன்லைன் சேவையையும் தவிர்க்கவும் அல்லது தெளிவான அல்லது இல்லாத தனியுரிமை கொள்கை உள்ளதாக இருக்கவும். உங்கள் தரவின் பாதுகாப்பு எப்போதும் முதன்மை ஆக இருக்க வேண்டும்.

நான் ஒரு கடவுச்சொல் பாதுகாக்கப்பட்ட Word கோப்பை PDF ஆக மாற்ற முடியுமா?

மிகவும், ஆனால் ஒரு முக்கியமான பிடி உள்ளது: நீங்கள் முதலில் Word ஆவணத்தை திறக்க கடவுச்சொல்லை அறிவது வேண்டும். நீங்கள் பாதுகாப்பை மீற முடியாது. நீங்கள் கடவுச்சொல்லை உள்ளிடும் போது மற்றும் கோப்பை திறக்கும்போது, நாம் கcoveredறியப்பட்ட எந்த ஒரு சாதாரண முறையையும் பயன்படுத்தி அதை PDF ஆக மாற்றலாம்.

புதிய PDF இயல்பாக கடவுச்சொல் பாதுகாக்கப்படாது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் PDF ஐ பாதுகாக்கவும் தேவைப்பட்டால், மாற்றம் முடிந்த பிறகு, Adobe Acrobat அல்லது மற்ற PDF ஆசிரியர் போன்ற கருவியைப் பயன்படுத்தி அதில் புதிய கடவுச்சொல்லைச் சேர்க்க வேண்டும்.

இறுதி PDF கோப்பை எப்படி சிறியது செய்யலாம்?

பெரிய PDF கோப்புகள், குறிப்பாக மின்னஞ்சல் அனுப்புவதற்கு, சிரமமாக இருக்கலாம். Microsoft Word இல் 'Save As' அல்லது 'Export' உரையாடலில் இதற்கான விரைவான தீர்வு உள்ளது. 'மிகக் குறைந்த அளவு (ஆன்லைனில் வெளியிடுதல்)' என்ற விருப்பத்தை 'மாதிரி' என்பதற்குப் பதிலாக தேர்வு செய்யவும். இந்த அமைப்பு படங்களை தானாகவே கம்பிரசன் செய்கிறது, இணையத்திற்கான சிறிய கோப்பை உருவாக்குகிறது.

நீங்கள் மேலும் கட்டுப்பாட்டை தேவைப்பட்டால், ஒரு குறிப்பிட்ட ஆன்லைன் PDF கம்பிரசர் அல்லது டெஸ்க்டாப் செயலி செல்ல வேண்டும். இந்த கருவிகள் பெரும்பாலும் படத்தின் தரத்தை நுட்பமாக மாற்றவும், பிற தேவையற்ற தரவுகளை நீக்கவும் உங்களுக்கு உதவுகின்றன, கோப்பு அளவை மிகவும் குறைக்க உதவுகிறது, இது அதை மோசமாகக் காண்பிக்காமல்.

---

உங்கள் உலாவியில் கோப்பு மாற்றங்களை கையாள்வதற்கான விரைவான மற்றும் முழுமையாக தனியுரிமை வாய்ந்த வழியாக, ShiftShift Extensions ஐப் பாருங்கள். Word to PDF மாற்றியை உள்ளடக்கிய எங்கள் கருவிகள், உங்கள் இயந்திரத்தில் உள்ளூர் வேலை செய்கின்றன. அதாவது, உங்கள் தரவுகள் உங்கள் கணினியிலிருந்து வெளியே செல்லாது. இன்று அதை பதிவிறக்கம் செய்யவும் மற்றும் உங்கள் வேலைப்பாட்டை எவ்வளவு எளிதாகக் காணலாம் என்பதைப் பாருங்கள்.

கட்டுரை Outrank ஐப் பயன்படுத்தி உருவாக்கப்பட்டது