వర్డ్‌ను PDFగా మార్చడం: సంపూర్ణ డాక్యుమెంట్స్ కోసం సరళమైన మార్గదర్శకం

Word డాక్యుమెంట్‌ను PDFకి ఎలా మార్చాలో తెలుసుకోవడం అనేది ఉపరితలంలో సులభంగా కనిపించే ఒక నైపుణ్యం, కానీ ఇది పూర్తిగా అవసరమైనది. మంచి వార్త ఏమిటంటే, వేగవంతమైన పద్ధతులు మీకు ఇప్పటికే ఉపయోగిస్తున్న సాఫ్ట్‌వేర్‌లో నేరుగా ఉన్నాయి, ఉదాహరణకు Microsoft Word యొక్క 'Save As' లేదా 'Export' ఫంక్షన్లు. ఈ సాధనాలు మీ డాక్యుమెంట్ యొక్క ఫార్మాటింగ్, ఫాంట్‌లు మరియు చిత్రాలను పూర్తిగా కాపాడటానికి రూపొందించబడ్డాయి.

సంపూర్ణ PDF మార్పిడి ఎందుకు అంత ముఖ్యమో

మీరు ఎప్పుడైనా Word డాక్యుమెంట్ పంపించి, అది మరొక వ్యక్తి స్క్రీన్‌పై పూర్తిగా గందరగోళంగా కనిపించదని ఆశించి, మీ వేళ్ళను క్రాస్ చేసారా? మనందరికీ అలా జరిగింది. మీరు జాగ్రత్తగా ఎంచుకున్న ఫాంట్‌లు కనిపిస్తాయా లేదా మీరు కష్టపడి రూపొందించిన రిజ్యూమ్ లేఅవుట్ ఒక్కసారిగా పగిలిపోతుందా అని ఆలోచించడం. మీ PDF మార్పిడి సరైనదిగా ఉండటం కేవలం అవసరమైనది కాదు; ఇది స్పష్టమైన, ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్ కోసం తప్పనిసరిగా అవసరం.

PDF (Portable Document Format)ని మీ ఫైల్ యొక్క డిజిటల్ స్నాప్‌షాట్‌గా భావించండి. ఇది ప్రతిదీ స్థిరంగా ఉంచుతుంది, ఏ పరికరం, ఆపరేటింగ్ సిస్టమ్ లేదా స్క్రీన్‌లోనైనా అదే విధంగా కనిపించడానికి హామీ ఇస్తుంది. ఆ రకమైన నమ్మకమైనది అనేక వాస్తవ ప్రపంచ పరిస్థితుల్లో ఆటను మార్చుతుంది.

Word ఫైల్ సరిపోదు ఎప్పుడు

కొన్ని సందర్భాల్లో, PDF పంపించడం అనివార్యంగా ఉంటుంది. కొన్ని సాధారణ ఉదాహరణలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:

ఉద్యోగ దరఖాస్తులు: మీరు ప్రత్యేకమైన ఫాంట్‌లతో రూపొందించిన ఆ రిజ్యూమ్ PDFగా ఉండాలి. ఇది హైరింగ్ మేనేజర్ మీకు ఉద్దేశించిన విధంగా ఖచ్చితంగా చూడాలంటే మాత్రమే.
చట్టపరమైన ఒప్పందాలు: మీరు ఒప్పందాన్ని PDFగా పంచుకుంటే, మీరు యాదృచ్ఛిక (లేదా ఉద్దేశపూర్వక) సవరింపులను నివారిస్తున్నారు మరియు డాక్యుమెంట్ యొక్క సమగ్రతను రక్షిస్తున్నారు.
వ్యాపార నివేదికలు: కంపెనీ నివేదికను PDFగా పంపించడం ద్వారా ప్రతి స్టేక్‌హోల్డర్ ఒకే ప్రొఫెషనల్, పాలిష్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను చూస్తారు, వారు ఏ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగిస్తున్నా.

PDF ఫార్మాట్‌కు ఒక దీర్ఘ, స్థిరమైన చరిత్ర ఉంది, ఇది ప్రపంచ స్థాయిలో ప్రమాణంగా ఉండటానికి కారణం. ఇది కొత్త, పరీక్షించని సాంకేతికత కాదు; ఇది డిజిటల్ డాక్యుమెంట్ పంచుకునే పునాదిగా ఉంది.

మా పని ఎక్కువగా ఆన్‌లైన్‌కు మారుతున్న కొద్దీ, దీని పాత్ర పెరిగింది. మొత్తం ప్రపంచం PDFsపై నడుస్తోంది, మరియు సంఖ్యలు దీన్ని మద్దతు ఇస్తున్నాయి.

PDF సాఫ్ట్‌వేర్ మార్కెట్ 2024లో USD 2.15 బిలియన్ను చేరుకుంది మరియు 2033లో USD 5.72 బిలియన్ను చేరుకునే దిశగా ఉంది. ఈ బూమ్ రిమోట్ వర్క్ పెరుగుదల మరియు భద్రతా, స్థిరమైన డాక్యుమెంట్ ఫార్మాట్ల కోసం అవసరానికి నేరుగా సంబంధించింది. PDF మార్కెట్ యొక్క వృద్ధిపై మరింత సమాచారం Smallpdf.comలో చూడవచ్చు.

చివరగా, PDF మార్పిడిని మాస్టర్ చేయడం మీకు నియంత్రణ ఇస్తుంది. ఇది మీ కష్టసాధనను ప్రతి సారి స్పష్టంగా మరియు ప్రొఫెషనల్‌గా ప్రదర్శించడానికి మీ హామీ. ఈ గైడ్‌లోని పద్ధతులు సరళమైనవి మరియు మీకు వచ్చే ఏ మార్పిడి పనిని నిర్వహించడానికి నమ్మకాన్ని ఇస్తాయి.

కొన్నిసార్లు, పనికి సరైన సాధనం మీరు ఇప్పటికే తెరిచి ఉంచినది. Word డాక్యుమెంట్‌ను PDFగా మార్చడానికి, మీరు నిజంగా Microsoft Word కంటే ఎక్కువగా చూడాల్సిన అవసరం లేదు. అంతర్గత మార్పిడి సాధనాలను ఉపయోగించడం మీ స్క్రీన్‌పై మీరు చూసేది మీ గ్రహీత చూసేది ఖచ్చితంగా ఉండటానికి అత్యంత నమ్మకమైన మార్గం.

ఇది ఎప్పుడూ ఇలాగే ఉండలేదు. మేము ఆధారపడాల్సిన అడ్డంకులు మరియు తప్పుల పూర్వక మార్గాలను నేను గుర్తు చేసుకుంటున్నాను. Microsoft 2007లో స్వదేశీ 'Save as PDF' ఫీచర్‌ను చేర్చినప్పుడు ఆట మారింది, ఇది మార్పిడి తప్పులను 90% కంటే ఎక్కువగా తగ్గించింది. ఆన్‌లైన్ సాధనాలు ఇప్పుడు ఎక్కడా ఉన్నాయి, కానీ ఖచ్చితమైన నమ్మకానికి, మూలం కంటే మంచి ఏమీ లేదు. ఈ PDF వినియోగ గణాంకాలను Smallpdf.comలో చూడడం ద్వారా ఈ సాధనాల కోసం డిమాండ్ ఎంత పెరిగిందో చూడవచ్చు.

అయితే, PDF సరైన ఎంపిక ఎప్పుడు? ఇది మీకు డాక్యుమెంట్‌తో చేయాల్సిన పనిపై ఆధారపడి ఉంటుంది.

'Do I Need a PDF?' అనే శీర్షికతో కూడిన ఒక ఫ్లోచార్ట్, పంచుకునేటప్పుడు PDFను ఎప్పుడు ఎంచుకోవాలో, ఫార్మాట్‌ను కాపాడడం లేదా చట్టపరమైన ఉద్దేశ్యాల కోసం మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది.

మీరు చూడగలిగినట్లుగా, మీ ఫార్మాటింగ్‌ను లాక్ చేయడం లేదా సులభమైన సవరింపులను నివారించడం ప్రాధాన్యత అయితే, PDF మీకు ఉత్తమ ఎంపిక.

Word యొక్క అంతర్గత సాధనాలను నావిగేట్ చేయడం

Microsoft Word మీకు రెండు ప్రధాన మార్గాలను అందిస్తుంది: "Save As" మరియు "Export." అవి మొదటి చూపులో సమానంగా కనిపించవచ్చు, కానీ అవి తుది ఫైల్‌పై వివిధ స్థాయిలలో నియంత్రణను అందిస్తాయి.

తక్షణ మార్గం Save Asను ఉపయోగించడం. File > Save Asకి వెళ్లండి, మరియు ఫైల్ రకానికి డ్రాప్‌డౌన్ మెనులో PDFను ఎంచుకోండి. ఇది వేగవంతమైనది, సులభమైనది మరియు ప్రత్యేకమైన మార్పులు లేకుండా సాధారణ PDF అవసరమైన రోజువారీ పరిస్థితుల కోసం సరైనది.

మరింత నియంత్రణ కోసం ఎగుమతి ఫీచర్‌ను ఉపయోగించడం

మీరు మరింత సున్నితంగా పొందాలనుకుంటే, Export ఫంక్షన్ నిజమైన శక్తి ఉంది. మీరు File > Export > Create PDF/XPS Document క్రింద దాన్ని కనుగొంటారు. ఇది "Save As" వంటి డైలాగ్ బాక్స్‌ను తెరుస్తుంది, కానీ ముఖ్యమైన "Options" బటన్‌తో.

ఇక్కడ మీరు సర్దుబాటు చేయడం ప్రారంభించవచ్చు. "Options"ని క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు కొన్ని పేజీల ప్రత్యేక శ్రేణిని మాత్రమే మార్చడం లేదా డాక్యుమెంట్ లక్షణాలను చేర్చాలా లేదా వద్దా అనే నిర్ణయం తీసుకోవచ్చు. ఇది మీరు ఒకే అధ్యాయం లేదా విభాగాన్ని సహోద్యోగికి పంపించాల్సినప్పుడు పెద్ద నివేదికల కోసం జీవన రక్షకంగా ఉంటుంది.

ప్రో టిప్: "PDF options" విభాగాన్ని చూడండి.
మీరు దీర్ఘకాలిక ఆర్కైవింగ్ కోసం ఒక డాక్యుమెంట్ సృష్టిస్తున్నట్లయితే—చట్టపరమైన ఫైలింగ్‌లు, డిసర్టేషన్‌లు లేదా కంపెనీ రికార్డులను అనుకుంటే—"ISO 19005-1 అనుకూలమైన (PDF/A)" అనే బాక్స్‌ను తనిఖీ చేయడం ఖచ్చితంగా చేయండి.

ఈ PDF/A ఫార్మాట్ అనేది PDF యొక్క ప్రత్యేకమైన, ప్రమాణీకరించిన వెర్షన్, ఇది మీ డాక్యుమెంట్ ఏ సాఫ్ట్‌వేర్ ఉపయోగించినా, సంవత్సరాలు లేదా దశాబ్దాలు తర్వాత తెరిచినప్పుడు కూడా ఖచ్చితంగా అదే విధంగా కనిపించి, అనుభూతి చెందుతుందని నిర్ధారించడానికి రూపొందించబడింది.

మీ వర్డ్ నుండి PDFకి మార్పిడి పద్ధతిని ఎంచుకోవడం

ఒక డాక్యుమెంట్‌ను మార్చడానికి అనేక మార్గాలున్నందున, అవి ఎలా నిలబడుతున్నాయో చూడడం సహాయపడుతుంది. ఈ పట్టిక మీ ప్రత్యేక పనికి సరైనది ఎంచుకోవడానికి సహాయపడే అత్యంత సాధారణ పద్ధతులను విభజిస్తుంది.

మార్పిడి పద్ధతి	ఉత్తమంగా	ప్రధాన ప్రయోజనం	ప్లాట్‌ఫారమ్
Microsoft Word (సేవ్ అస్)	త్వరిత, రోజువారీ మార్పిడి	అత్యంత నాణ్యత; అమరికను సరిగ్గా కాపాడుతుంది	Windows, macOS
Microsoft Word (ఎక్స్‌పోర్ట్)	ప్రత్యేక సెట్టింగ్‌లను అవసరమయ్యే డాక్యుమెంట్‌లు	పేజీ పరిధి, నాణ్యత మరియు PDF/A ఫార్మాట్‌పై కచ్చితమైన నియంత్రణ	Windows, macOS
Google Docs	క్లౌడ్ ఆధారిత సహకారం	మీ బ్రౌజర్ నుండి నేరుగా మార్చడం మరియు పంచుకోవడం సులభం	వెబ్ ఆధారిత
Print to PDF	ఏ ప్రింటబుల్ అప్లికేషన్ నుండి మార్పిడి	Almost any softwareతో పని చేసే విశ్వవ్యాప్త పద్ధతి	Windows, macOS
Chrome Extensions	వెబ్ కంటెంట్ లేదా ఆన్‌లైన్ డాక్యుమెంట్‌లను మార్చడం	బ్రౌజర్‌ను వదలకుండా వేగం మరియు సౌలభ్యం	వెబ్ ఆధారిత (Chrome)

చివరగా, వర్డ్‌లో సృష్టించిన ఏ డాక్యుమెంట్ కోసం, అక్కడ ప్రారంభించడం మీకు అత్యంత మంచిది. ఇతర పద్ధతులు అద్భుతమైన ప్రత్యామ్నాయాలు, ప్రత్యేకంగా మీరు వివిధ ఫైల్ రకాలతో లేదా వివిధ వాతావరణాలలో పని చేస్తున్నప్పుడు.

మీ ఫైల్ పరిమాణాన్ని ఆప్టిమైజ్ చేయడం

ఎక్స్‌పోర్ట్ ఎంపికలలో మీరు చేసే చివరి ముఖ్యమైన ఎంపిక నాణ్యత మరియు ఫైల్ పరిమాణం మధ్య ఉన్న వ్యాపార సంబంధం. వర్డ్ మీకు రెండు స్పష్టమైన ఎంపికలను ఇస్తుంది:

స్టాండర్డ్ (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం మరియు ముద్రించడం): ఇది మీ అధిక నాణ్యత ఎంపిక. ఇది చిత్రాలను క్షీణంగా మరియు పాఠాలను స్పష్టంగా ఉంచుతుంది, ఇది వృత్తిపరమైన నివేదికలు, పోర్ట్‌ఫోలియోలు లేదా ముద్రకరుడికి పంపబడే ఏదైనా కోసం సరైనది.
కనిష్ట పరిమాణం (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం): ఈ సెట్టింగ్ చిత్రాలు మరియు ఇతర అంశాలను కఠినంగా కుదించడానికి ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గిస్తుంది. ఈ ఎంపికను మీరు డాక్యుమెంట్‌ను ఇమెయిల్ చేయాల్సినప్పుడు లేదా నిల్వ స్థలాన్ని ఆదా చేయాలని ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు ఎంచుకోండి.

ఈ నిర్మిత వర్డ్ ఫీచర్‌లతో సౌకర్యంగా ఉండడం ద్వారా, మీరు మీకు వచ్చిన ఏదైనా సందర్భానికి వృత్తిపరమైన స్థాయిలో PDFను సృష్టించవచ్చు—అన్నీ యాప్‌ను వదలకుండా.

మీకు Microsoft Word లేకపోతే ఏమి? Google Docs మరియు ఆన్‌లైన్ టూల్‌లను ఉపయోగించడం

అయితే, మీకు Microsoft Word ఇన్‌స్టాల్ చేయబడనిప్పుడు మీరు ఏమి చేయాలి? మీరు Chromebookలో ఉన్నారా, లేదా మీ సహోద్యోగి కేవలం ఒక ఫైల్‌ను పంచుకున్నాడు మరియు మీరు మీ ప్రధాన కంప్యూటర్ నుండి దూరంగా ఉన్నారా. ఇది క్లౌడ్ ఆధారిత టూల్‌లు అద్భుతంగా ఉపయోగపడతాయి, మీకు ప్రత్యేక సాఫ్ట్‌వేర్ లేకుండా వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌లను PDFకి మార్చే శక్తిని ఇస్తాయి.

స్మార్ట్‌ఫోన్‌లో స్ప్రెడ్షీట్ యాప్‌ను ప్రదర్శించే చిత్రణ, క్లౌడ్ నిల్వ మరియు భద్రతా లక్షణాలతో కనెక్ట్ చేయబడింది.

ఇది కేవలం ఒక నిచ్ పరిష్కారం కాదు; ఇది మనం పనిచేసే విధానంలో భారీ మార్పు. PDF సాఫ్ట్‌వేర్ మార్కెట్ 2024లో USD 1.96 బిలియన్ నుండి 2031 నాటికి USD 4.69 బిలియన్ కు విపరీతంగా పెరగడం అంచనా వేయబడింది. ఈ వృద్ధికి ఒక పెద్ద డ్రైవర్ అనేది అందుబాటులో ఉన్న, వెబ్ ఆధారిత టూల్‌లకు ఉన్న డిమాండ్, 2020 నుండి క్లౌడ్ వినియోగం రెండింతలు పెరిగింది. ఉపాధ్యాయుల నుండి చిన్న వ్యాపార యజమానుల వరకు అందరికీ పనులను త్వరగా పూర్తి చేయడానికి ఒక వేగవంతమైన మార్గం అవసరం. మీరు ఆసక్తిగా ఉంటే ఈ PDF మార్కెట్ వృద్ధి ధోరణుల గురించి మరింత చదవవచ్చు.

Google Docs పద్ధతి

మీరు Google Workspace పర్యావరణంలో ఉంటే, అత్యంత సులభమైన పరిష్కారం ఇప్పటికే మీ చేతుల్లో ఉంది. Google Docs మీ డ్రైవ్‌లో ఇప్పటికే ఉన్న ఫైళ్లకు లేదా మీరు తక్షణంగా అప్‌లోడ్ చేయాల్సిన ఫైళ్లకు అనుకూలంగా ఉండే నిర్మిత మార్పిడి యంత్రాన్ని కలిగి ఉంది.

మీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను Google Docs తో తెరవడం ద్వారా ప్రారంభించండి. అత్యంత సులభమైన మార్గం మీ Google Driveలో .docx ఫైల్‌ను అప్‌లోడ్ చేయడం, తరువాత కేవలం డబుల్-క్లిక్ చేయడం. Google Docs దానిని అనుకూలమైన ఫార్మాట్‌లో తెరవడంలో గొప్ప పని చేస్తుంది, మీ అసలు అమరికలో చాలా భాగాన్ని కాపాడుతుంది.

అక్కడ నుండి, ఇది కేవలం కొన్ని క్లిక్‌లు.

ఎడమ పై మూలలో, ఫైల్ మెనూకు వెళ్లండి.
డౌన్‌లోడ్ పై మీ కర్సర్‌ను ఉంచండి.
ప్రదర్శించే ఫార్మాట్‌ల జాబితా నుండి PDF డాక్యుమెంట్ (.pdf)ని ఎంచుకోండి.

అంతే. మీ బ్రౌజర్ వెంటనే తాజా మార్పిడి చేసిన PDFను డౌన్‌లోడ్ చేస్తుంది, అన్ని సిద్ధంగా ఉంది. ఈ పద్ధతి ప్రత్యేకంగా ఒకే వర్డ్ డాక్‌పై పని చేస్తున్న ఒక బృందం ఉన్న సహకార ప్రాజెక్టుల కోసం చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంది, ఇది చివరకు ఒక తుది, సవరించలేని PDFగా కట్టబెట్టాలి.

సురక్షిత ఆన్‌లైన్ కన్వర్టర్‌ను ఎంచుకోవడం ఎలా

Google Docs ఒక ఎంపిక కాకపోతే, మీరు ఆన్‌లైన్ కన్వర్టర్ వెబ్‌సైట్‌ల సముద్రాన్ని కనుగొంటారు. అవి ఖచ్చితంగా సౌకర్యవంతమైనవి, కానీ మీరు కొంత జాగ్రత్తగా ముందుకు సాగాలి. మీ డాక్యుమెంట్‌ను ఇతరుల సర్వర్‌కు అప్‌లోడ్ చేస్తున్నందున, గోప్యత మరియు భద్రత మీకు అత్యంత ప్రాధాన్యతగా ఉండాలి.

ఒక మంచి నియమం: ఎప్పుడూ ఏదైనా అప్‌లోడ్ చేయడానికి ముందు గోప్యతా విధానాన్ని తనిఖీ చేయండి.
ఒక విశ్వసనీయ సేవ మీ ఫైళ్లను కొద్ది కాలం (సాధారణంగా కేవలం కొన్ని గంటల) తరువాత వారి సర్వర్ల నుండి తొలగించడం గురించి ముందుగా స్పష్టంగా చెప్పుతుంది మరియు మీ డేటాను రక్షించడానికి SSL ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను ఉపయోగిస్తుంది.

నమ్మదగిన సేవను గుర్తించడానికి నేను ఎల్లప్పుడూ చూస్తున్న కొన్ని విషయాలు ఇవి:

URLలో HTTPS: వెబ్ చిరునామా https://తో ప్రారంభమవ్వాలి. ఎలాంటి మినహాయింపులు ఉండవు.
స్పష్టమైన తొలగింపు విధానం: ఈ సైట్ మీ ఫైళ్లను ఎంత కాలం ఉంచుతుందో మీకు ఖచ్చితంగా చెప్పాలి.
దొంగ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదు: నిజమైన వెబ్ ఆధారిత కన్వర్టర్ మీకు అప్లికేషన్‌ను డౌన్‌లోడ్ చేయించడానికి ఎప్పుడూ బలవంతం చేయకూడదు.

సున్నితమైన సమాచారం నిర్వహించే వారికి మరియు గోప్యతను మరింత ముందుకు తీసుకెళ్లాలనుకునే వారికి, ఉత్తమ పరిష్కారం స్థానికంగా ఫైళ్లను ప్రాసెస్ చేసే సాధనం. ఉదాహరణకు, మా ShiftShift విస్తరణలలోని Word to PDF కన్వర్టర్ మీ బ్రౌజర్‌లోనే మొత్తం మార్పిడి చేస్తుంది. మీ డాక్యుమెంట్ నిజంగా మీ కంప్యూటర్‌ను విడిచి వెళ్లదు, ఇది ఆన్‌లైన్ సాధనానికి సౌలభ్యాన్ని మరియు ఆఫ్‌లైన్ యాప్ యొక్క బలమైన భద్రతను అందిస్తుంది. మీకు ఎలాంటి ప్రమాదాలు తీసుకోలేని సమయంలో ఇది సరైన దృష్టికోణం.

జటిల డాక్యుమెంట్ల కోసం ఆధునిక మార్పిడి సాంకేతికతలు

ఒకే, సాధారణ డాక్యుమెంట్ కంటే ఎక్కువగా వ్యవహరిస్తున్నప్పుడు, ప్రాథమిక "సేవ్ అస్" పద్ధతి సరిపోదు. వాస్తవ ప్రపంచ దృశ్యాలను ఆలోచించండి: నెలవారీ నివేదికలను సేకరించడం, అనేక అధ్యాయాల నుండి శిక్షణ మాన్యువల్‌ను సేకరించడం లేదా ఒక ప్రాజెక్ట్ యొక్క డాక్యుమెంట్లను ఆర్కైవ్ చేయడం. ఇది మీకు నిజంగా సమర్థవంతమైన పని ప్రవాహం కోసం ప్రాథమికాలను మించడానికి అవసరం.

దశలవారీగా అనేక ఫైళ్లను ఒకదాని తర్వాత ఒకటి మార్చడం కేవలం తలనొప్పి కాదు; ఇది పెద్ద సమయం వృథా మరియు తప్పుల కోసం ఓపెన్ ఆహ్వానం. బల్క్‌లో సంక్లిష్ట మార్పులను ఎలా నిర్వహించాలో నేర్చుకోవడం ఒక ఆట మార్పిడి, మీరు బిజీ పనిపై కాకుండా నిజమైన పనిపై దృష్టి పెట్టడానికి స్వేచ్ఛ ఇస్తుంది.

బ్యాచ్ మార్పులను మాస్టర్ చేయడం

బ్యాచ్ మార్పు అంటే ఏమిటంటే: ఒకే చర్యలో వర్డ్ డాక్యుమెంట్ల యొక్క మొత్తం ఫోల్డర్‌ను తీసుకుని వాటిని అన్ని PDF లుగా మార్చడం. మీరు పెద్ద ఫైళ్ల కట్టను ప్రాసెస్ చేయాల్సినప్పుడు, ఇది ఒక జీవితరక్షకుడు, ఉదాహరణకు, ఒక మొత్తం త్రైమాసిక ఆర్థిక నివేదికలను మార్చడం లేదా సమర్పించిన అసైన్‌మెంట్‌లను సమీక్ష కోసం సిద్ధం చేయడం.

మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ స్వయంగా దీనికి బిల్ట్-ఇన్ ఫీచర్‌ను అందించదు, కానీ మీకు చాలా మంచి ఎంపికలు ఉన్నాయి. ఈ రకమైన పనికి, నేను దాదాపు ఎప్పుడూ ఒక ప్రత్యేక డెస్క్‌టాప్ అప్లికేషన్‌ను సిఫారసు చేస్తాను.

అడోబ్ అక్రోబాట్ ప్రో: ఇది ఒక కారణం కోసం బంగారు ప్రమాణం. మీరు అక్రోబాట్‌లో డాక్యుమెంట్ల యొక్క మొత్తం ఫోల్డర్‌ను డ్రాగ్ చేయవచ్చు, మరియు ఇది అన్ని ఫైళ్లను ఒకేసారి మార్చుతుంది. ఇది మొత్తం బ్యాచ్ కోసం అవుట్‌పుట్ సెట్టింగులపై అద్భుతమైన నియంత్రణను ఇస్తుంది.
ఆఫ్లైన్ కన్వర్టర్లు: బ్యాచ్ ప్రాసెసింగ్ కోసం ప్రత్యేకంగా నిర్మించిన అనేక డెస్క్‌టాప్ యాప్‌లను మీరు కనుగొనవచ్చు. మీ ఫైళ్లు ఎప్పుడూ క్లౌడ్ సర్వర్‌కు అప్‌లోడ్ చేయబడవు కాబట్టి, ఇవి సున్నితమైన డాక్యుమెంట్లకు అద్భుతమైనవి—వీటి మీ యంత్రంపైనే ఉంటాయి.
కమాండ్-లైన్ టూల్స్: మీరు కొంచెం కోడ్‌తో సౌకర్యంగా ఉంటే, పాండాక్ వంటి ఒక సాధనం ఆటోమేటెడ్ మార్పు పైప్‌లైన్‌ను సృష్టించడానికి స్క్రిప్ట్ చేయవచ్చు. ఇది అందరికీ కాదు, కానీ ఈ సౌకర్యం అసమానమైనది.

నా సలహా? మీ ఫైళ్లను స్థానికంగా ప్రాసెస్ చేసే సాధనాన్ని ఎప్పుడూ ప్రాధాన్యం ఇవ్వండి. మీరు కోరుకునేది కచ్చితమైన, అసురక్షిత వెబ్‌సైట్‌కు గోప్యమైన క్లయింట్ నివేదికల ఫోల్డర్‌ను అప్‌లోడ్ చేయడం కాదు.

ఒక PDFలో అనేక వర్డ్ డాక్యుమెంట్లను విలీనం చేయడం

ఇంకో అద్భుతమైన నైపుణ్యం అనేక వర్డ్ డాక్యుమెంట్లను ఒకే, సమగ్ర PDFలో కలపడం. ఇది ప్రాజెక్ట్ పోర్ట్‌ఫోలియోలను సృష్టించడం, పరిశోధన పత్రాలను సేకరించడం లేదా వేరుగా రాసిన అధ్యాయాల నుండి సమగ్ర వినియోగదారు మార్గదర్శకాన్ని నిర్మించడం కోసం నా ప్రాధమిక పద్ధతి.

ఇది చేయడానికి అత్యంత నమ్మదగిన మార్గం ప్రతి వర్డ్ ఫైల్ను మొదట తన PDFగా మార్చడం. మీరు వ్యక్తిగత PDFల యొక్క ఒక సెట్‌ను పొందిన తర్వాత, మీరు PDF విలీనం చేసే సాధనాన్ని ఉపయోగించి వాటిని కలిపి మరియు పునఃక్రమబద్ధీకరించవచ్చు. ఈ రెండు దశల ప్రక్రియ మీకు మరింత నియంత్రణను ఇస్తుంది.

నేను చూస్తున్న పెద్ద తలనొప్పుల్లో ఒకటి వేర్వేరు వర్డ్ వెర్షన్ల నుండి ఫార్మాటింగ్ అల్లకల్లోలంగా ఉంది. వాస్తవానికి, డాక్యుమెంట్ ఫార్మాటింగ్ సమస్యలు 30% ఫైల్ షేర్లను ప్రభావితం చేస్తాయి, ప్రజలు అసంగత .doc మరియు .docx ఫైళ్లను ఉపయోగించినప్పుడు. ఈ మార్పులను సాఫీగా నిర్వహించే ఒక బలమైన సాధనం బంగారానికి సమానమైనది. మీరు ఈ PDF రీడర్ ప్రో నుండి PDF వృద్ధి గణాంకాలపై నివేదికలో మరింత సమాచారం కనుగొనవచ్చు.

మీరు మీ ఫైళ్లను విలీనం చేసిన తర్వాత, భద్రత గురించి ఆలోచించండి. చట్టపరమైన కేసు ఫైళ్ల లేదా అంతర్గత ఆర్థిక నివేదికల వంటి సున్నితమైన సేకరణల కోసం, పాస్వర్డ్ను చేర్చడం ఒక తెలివైన తుది స్పర్శ. మీరు మా ఉపయోగకరమైన పాస్వర్డ్ జనరేటర్తో సులభంగా ఒక బలమైన, ప్రత్యేకమైన పాస్వర్డ్‌ను సృష్టించవచ్చు.

అధిక-నాణ్యత చిత్రాలు మరియు ఫాంట్లను కాపాడడం

అస్పష్టమైన, పిక్సెల్ చేసిన చిత్రాలు మరియు విచిత్రమైన, స్థానంలో ఉన్న ఫాంట్లతో "చెత్త మార్పు" అని ఎవరూ అరుస్తారు. మీ డాక్యుమెంట్ యొక్క దృశ్య ఆకర్షణ ముఖ్యమైనదైతే—మార్కెటింగ్ బ్రోచర్లు, డిజైన్ పోర్ట్‌ఫోలియోలు లేదా శాస్త్రీయ పోస్టర్లు—అప్పుడు మీరు ఖచ్చితంగా మార్పు సెట్టింగ్‌లను సరిగ్గా చేయాలి.

మీరు వర్డ్ నుండి ఎగుమతి చేసినప్పుడు, ఎప్పుడూ "స్టాండర్డ్ (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం మరియు ముద్రణ)." అని పిలువబడే ఎంపికను చూడండి. ఈ సెట్టింగ్ మీకు అత్యంత మంచి స్నేహితుడు, ఎందుకంటే ఇది వర్డ్‌కు అసలు చిత్ర రిజల్యూషన్‌ను కాపాడటానికి మరియు అస్పష్టతను కలిగించే ఆగ్రసివ్ కంప్రెషన్‌ను నివారించడానికి చెబుతుంది.

మరియు ఇక్కడ ఒక ప్రొ టిప్: మీ ఫాంట్లను ఎంబెడ్ చేయండి. మీరు మార్చడానికి ముందు, ఫైల్ > ఆప్షన్స్ > సేవ్ కు వెళ్లి "ఫైల్‌లో ఫాంట్లను ఎంబెడ్ చేయండి." అని చెక్‌బాక్స్‌ను కనుగొనండి. ఈ బాక్స్‌ను టిక్ చేయడం మీ PDFలో ఫాంట్ ఫైళ్లను బండ్లుగా చేస్తుంది, మీ జాగ్రత్తగా ఎంపిక చేసిన టైపోగ్రఫీ ఎవరైనా ఏ పరికరంపై తెరిచినా సరిగ్గా కనిపించడానికి నిర్ధారిస్తుంది.

సాధారణ మార్పు సమస్యలను పరిష్కరించడం

అత్యంత సరళమైన ప్రక్రియ కూడా ఒక రోడ్డుపై బంప్‌ను ఎదుర్కొనవచ్చు. మీరు ఒక వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను PDFగా మార్చారు, ఒక పరిపూర్ణ, కార్బన్ కాపీని ఆశిస్తూ, కానీ ఏదో స్పష్టంగా తప్పుగా ఉంది. హైపర్‌లింక్‌లు చనిపోయి ఉండవచ్చు లేదా ఫార్మాటింగ్ పూర్తిగా అల్లకల్లోలంగా మారింది. ఈ సమస్యలు కష్టకరమైనవి, కానీ మీరు ఏమి చూడాలో తెలుసుకున్నప్పుడు అవి దాదాపు ఎప్పుడూ సులభంగా పరిష్కరించవచ్చు.

ఒక డాక్యుమెంట్‌ను పరిశీలిస్తున్న ఒక మాగ్నిఫైయింగ్ గ్లాస్, లింక్‌లు, ఫోటోలు మరియు వివిధ కంటెంట్ రకాలపై హైలైట్ చేస్తోంది.

ఈ తలనొప్పులలో చాలా కొన్ని సాధారణ వర్గాలలో పడతాయి: లేఅవుట్ మార్పులు, చిత్రం నాణ్యత తగ్గడం, లేదా ఇంటరాక్టివ్ అంశాలు కేవలం పనిచేయడం ఆపడం. మీ తుది PDF మీరు డిజైన్ చేసినట్లుగా కనిపించడానికి ఈ తరచుగా మార్పు సమస్యలను నిర్ధారించడానికి మరియు పరిష్కరించడానికి ఎలా నడవాలో చూద్దాం.

మీ ఫార్మాటింగ్ ఎందుకు వేరుగా కనిపిస్తుంది

మీరు జాగ్రత్తగా రూపొందించిన లేఅవుట్—దాని పరిపూర్ణ ఫాంట్లు, మార్జిన్లు మరియు ఖాళీలు—మార్పు సమయంలో పూర్తిగా మారిపోతే అది చాలా కష్టకరమైనది. ఎక్కువగా, ఇది ఫాంట్లను ఎలా నిర్వహించాలో వస్తుంది. PDFని తెరవుతున్న వ్యక్తి మీ ఉపయోగించిన ఫాంట్‌ను వారి యంత్రంపై ఇన్‌స్టాల్ చేయకపోతే, వారి PDF వీక్షకుడు దానిని డిఫాల్ట్‌తో స్థానంలో ఉంచుతుంది. ఫలితం? ఒక డిజైన్ విఫలమవుతుంది.

దురదృష్టవశాత్తు, పరిష్కారం సులభం: ఫాంట్లను మీ PDFలో నేరుగా ఎంబెడ్ చేయండి.

మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్‌లో: మీరు సేవ్ లేదా ఎగుమతి చేయడానికి ముందు, ఫైల్ > ఆప్షన్స్ > సేవ్ కు వెళ్లండి.
సరైన సెట్టింగ్‌ను కనుగొనండి: "ఫైల్‌లో ఫాంట్లను ఎంబెడ్ చేయండి" అని చెక్‌బాక్స్ కోసం చూడండి మరియు అది చెక్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.

ఈ ఒక సులభమైన దశ మీ ఫాంట్ ఫైళ్లను PDFలో లోపల ప్యాకేజీ చేస్తుంది. ఇది మీ డాక్యుమెంట్ ఏ పరికరంపైనైనా సరిగ్గా కనిపించడానికి నిర్ధారిస్తుంది, ఎవరు దానిని వీక్షిస్తున్నారో ఏమిటి.

డిజైన్‌లో టైపోగ్రఫీ కీలక భాగంగా ఉన్న ఏదైనా డాక్యుమెంట్ కోసం, ఇది తప్పనిసరిగా అవసరం.

మసకబారిన చిత్రాలు మరియు బద్దలైన లింకులను సరిదిద్దడం

మరొక సాధారణ ఫిర్యాదు ఏమిటంటే, మీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్ నుండి క్రిస్ప్, అధిక నాణ్యత చిత్రాలు చివరి PDFలో మసకబారిన మరియు పిక్సెలేటెడ్‌గా కనిపిస్తాయి. ఇది సాధారణంగా చిన్న ఫైల్ పరిమాణం కోసం చాలా ఆగ్రసివ్‌గా ఉన్న కంప్రెషన్ సెట్టింగ్స్ వల్ల జరుగుతుంది. మీరు వర్డ్ నుండి ఎగుమతి చేసినప్పుడు, మీరు సాధారణంగా ఫైల్ పరిమాణం లేదా నాణ్యత కోసం ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి ఒక ఎంపికను చూడవచ్చు. ఎప్పుడూ నాణ్యతను ప్రాధాన్యం ఇచ్చే సెట్టింగ్‌ను ఎంచుకోండి, ఉదాహరణకు "స్టాండర్డ్ (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం మరియు ముద్రించడం)."

బద్దలైన హైపర్‌లింక్‌లు మరొక బాధాకరమైన అంశం. మీరు వర్డ్‌లో సరిగ్గా పనిచేసిన లింక్‌పై క్లిక్ చేస్తారు, మరియు ఇప్పుడు అది PDFలో కేవలం చనిపోయిన పాఠ్యం. ఇది పాత సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా తక్కువ నమ్మకమైన ఆన్‌లైన్ కన్వర్టర్లను ఉపయోగించినప్పుడు తరచుగా జరుగుతుంది. దీన్ని నివారించడానికి, వర్డ్ యొక్క స్వదేశీ "PDFగా సేవ్ చేయండి" లేదా "ఎగుమతి" ఫంక్షన్ వంటి ఆధునిక మార్పిడి పద్ధతిని అనుసరించండి, ఇవి మీ అన్ని లింక్‌లను యాక్టివ్ మరియు క్లిక్ చేయదగినవి ఉంచడానికి రూపొందించబడ్డాయి.

మార్పిడి తర్వాత ప్రతి ఒక్క మార్పును తనిఖీ చేయడానికి సంక్లిష్ట డాక్యుమెంట్‌ను పరిశీలించడం కష్టమైన పని. డాక్యుమెంట్ పోలిక సాధనం ఇక్కడ మీకు సహాయపడవచ్చు, ఇది అసలు మరియు చివరి PDF మధ్య ఏదైనా వ్యత్యాసాలను వెంటనే చూపిస్తుంది. శక్తివంతమైన పాఠ్య పోలిక సాధనం గురించి మా మార్గదర్శకంలో https://shiftshift.app/diff-checker ఈ ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడం మరియు సమయం ఆదా చేయడం ఎలా చేయాలో చూపించవచ్చు.

ఈ వివరాలను సరిగ్గా పొందడం ప్రొఫెషనల్ సందర్భంలో కీలకమైనది. 35% ప్రపంచ PDF ఎడిటర్ వాటాను కలిగి ఉన్న ఉత్తర అమెరికా వంటి మార్కెట్‌లో, డాక్యుమెంట్ సమగ్రత అన్నీ. సాఫీ మార్పిడి అనుగుణత ప్రమాణాలను తీర్చడానికి మరియు ప్రొఫెషనల్ ఇమేజ్‌ను నిలబెట్టడానికి అవసరం. మీ ఫాంట్‌లను ఎంబెడ్ చేయడం మరియు ప్రారంభంలో సరైన నాణ్యత సెట్టింగ్స్‌ను ఎంచుకోవడం ద్వారా, మీరు అత్యంత సాధారణ మార్పిడి కష్టాలను దాటించవచ్చు.

వర్డ్ నుండి PDF మార్పిడి గురించి మీ ప్రాధమిక ప్రశ్నలు, సమాధానాలు

ఉత్తమ సాధనాలను కలిగి ఉన్నా, మీరు వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను PDFగా మార్చేటప్పుడు కొన్ని ప్రత్యేక ప్రశ్నలను ఎదుర్కొనవచ్చు. మీ డాక్యుమెంట్స్ సరైన రీతిలో కనిపించడానికి, కొన్ని సాధారణమైన వాటిని పరిష్కరించుకుందాం.

ఈ విషయాలను మీకు అవసరమైన సూచనగా భావించండి, ఇవి అన్ని తేడాలను సృష్టించగలవు. మేము మీ ఫార్మాటింగ్‌ను శుభ్రంగా ఉంచడం నుండి ఫైల్ పరిమాణం మరియు భద్రతను నిర్వహించడం వరకు అన్ని విషయాలను కవర్ చేస్తాము.

నేను ఫార్మాటింగ్ కోల్పోకుండా వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను PDFగా ఎలా మార్చాలి?

ఇది సాధారణంగా ఎదురయ్యే కష్టంగా ఉండవచ్చు, కానీ అదృష్టవశాత్తు, పరిష్కారం సాధారణంగా సులభంగా ఉంటుంది. అత్యంత నమ్మకమైన పద్ధతి మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ యొక్క 'ఎగుమతి' లేదా 'PDFగా సేవ్ చేయండి' ఫంక్షన్‌ను ఉపయోగించడం. మీరు ఎంపికలను చూసినప్పుడు, 'స్టాండర్డ్ (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం మరియు ముద్రించడం)'ను ఎంచుకోవడం ఖచ్చితంగా చూడండి. ఈ సెట్టింగ్ మీ లేఅవుట్, ఫాంట్‌లు మరియు చిత్ర నాణ్యతను అక్షుణ్ణంగా ఉంచడానికి ప్రత్యేకంగా రూపొందించబడింది.

మీరు ప్రత్యేక కస్టమ్ ఫాంట్‌లను ఉపయోగించినట్లయితే ఏమిటి? అవి అందరికీ కనిపించడానికి మీరు ఫైల్‌లో నేరుగా ఎంబెడ్ చేయాలి.

మీరు మార్పిడి చేయడానికి ముందు File > Options > Saveకి వెళ్లండి.
'ఫైల్‌లో ఫాంట్‌లను ఎంబెడ్ చేయండి' అని చెప్పే చెక్‌బాక్స్‌ను చూడండి మరియు అది టిక్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.

ఈ ఒక అదనపు దశ తీసుకోవడం ఒక ఆటను మార్చే అంశం. ఇది మీ టైపోగ్రఫీ మీ ఉద్దేశించినట్లుగా కనిపిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది, ఎవరు డాక్యుమెంట్‌ను తెరిస్తున్నా లేదా వారు ఏ ఫాంట్‌లు ఇన్‌స్టాల్ చేసుకున్నా.

ఆన్‌లైన్ వర్డ్ నుండి PDF కన్వర్టర్లు ఉపయోగించడానికి సురక్షితమా?

అది మీరు ఎంచుకున్న సేవ మరియు, ముఖ్యంగా, మీరు మార్పిడి చేస్తున్న డాక్యుమెంట్ యొక్క సున్నితత్వంపై ఆధారపడి ఉంది. అనేక ప్రతిష్టిత ఆన్‌లైన్ సాధనాలు బలమైన SSL ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను ఉపయోగిస్తాయి మరియు కొన్ని గంటల తర్వాత మీ ఫైళ్లను ఆటోమేటిక్‌గా తొలగించడం గురించి స్పష్టమైన గోప్యతా విధానాలను కలిగి ఉంటాయి.

వ్యక్తిగత డేటా, ఆర్థిక వివరాలు లేదా గోప్యమైన వ్యాపార సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఏ డాక్యుమెంట్ కోసం, ఆఫ్‌లైన్ పద్ధతులను అనుసరించండి. ఇది ప్రమాదానికి విలువైనది కాదు. మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ యొక్క బిల్ట్-ఇన్ కన్వర్టర్ లేదా ప్రత్యేక డెస్క్‌టాప్ యాప్‌ను ఉపయోగించడం మీ డేటాను పూర్తిగా మీ కంప్యూటర్‌లో ఉంచుతుంది.

ఒక సాధారణ నియమంగా, మీకు అదనపు సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేయడానికి నొక్కుతున్న లేదా అస్పష్టమైన లేదా లేని గోప్యతా విధానం ఉన్న ఏ ఆన్‌లైన్ సేవను దూరంగా ఉంచండి. మీ డేటా భద్రత ఎప్పుడూ మొదటగా ఉండాలి.

నేను పాస్‌వర్డ్ రక్షిత వర్డ్ ఫైల్‌ను PDFగా మార్చగలనా?

ఖచ్చితంగా, కానీ ఒక ముఖ్యమైన పట్టింపు ఉంది: మీరు మొదట వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను తెరవడానికి పాస్‌వర్డ్‌ను తెలుసుకోవాలి. మీరు రక్షణను దాటించలేరు. మీరు పాస్‌వర్డ్‌ను నమోదు చేసి ఫైల్‌ను తెరిస్తే, మేము కవర్ చేసిన సాధారణ పద్ధతులలో ఏదైనా ఉపయోగించి దాన్ని PDFగా మార్చవచ్చు.

కొత్త PDF డిఫాల్ట్‌గా పాస్‌వర్డ్-రక్షితంగా ఉండదని గుర్తుంచుకోండి. మీరు PDFని కూడా సురక్షితంగా ఉంచాలనుకుంటే, మార్పిడి పూర్తయిన తర్వాత దానికి కొత్త పాస్‌వర్డ్‌ను జోడించాలి, ఉదాహరణకు అడోబ్ అక్రోబాట్ లేదా మరొక PDF ఎడిటర్ వంటి సాధనాన్ని ఉపయోగించి.

చివరి PDF ఫైల్‌ను చిన్నదిగా ఎలా చేయాలి?

భారీ PDF ఫైళ్లు ఇబ్బందికరంగా ఉంటాయి, ముఖ్యంగా ఈమెయిల్ పంపడానికి. మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్‌లో 'సేవ్ అస్' లేదా 'ఎగుమతి' డైలాగ్‌లో దీని కోసం త్వరిత పరిష్కారం ఉంది. కేవలం 'కనిష్ట పరిమాణం (ఆన్‌లైన్‌లో ప్రచురించడం)' ఎంపికను 'స్టాండర్డ్' బదులుగా ఎంచుకోండి. ఈ సెట్టింగ్ చిత్రాలను ఆటోమేటిక్‌గా కంప్రెస్ చేస్తుంది, ఇది వెబ్‌కు అనువైన చాలా చిన్న ఫైల్‌ను సృష్టిస్తుంది.

మీకు మరింత నియంత్రణ అవసరమైతే, ప్రత్యేక ఆన్‌లైన్ PDF కంప్రెసర్ లేదా డెస్క్‌టాప్ యాప్‌ను ఉపయోగించడం ఉత్తమ మార్గం. ఈ సాధనాలు సాధారణంగా చిత్ర నాణ్యతను సర్దుబాటు చేయడానికి మరియు ఇతర అవసరమైన డేటాను తొలగించడానికి మీకు అనుమతిస్తాయి, ఫైల్ పరిమాణాన్ని dramatically తగ్గించడంలో సహాయపడతాయి, దానిని చెడ్డగా కనిపించకుండా ఉంచుతాయి.

మీ బ్రౌజర్‌లో ఫైల్ మార్పిడి నిర్వహించడానికి వేగవంతమైన మరియు పూర్తిగా గోప్యమైన మార్గం కోసం ShiftShift Extensionsను చూడండి. వర్డ్ నుండి PDF కన్వర్టర్‌ను కలిగి ఉన్న మా సాధనాల సమాహారం, మీ యంత్రంలో స్థానికంగా అన్ని పనులను చేస్తుంది. అంటే మీ డేటా మీ కంప్యూటర్‌ను ఎప్పుడూ విడిచి పెట్టదు. ఇప్పుడే డౌన్‌లోడ్ చేయండి మరియు మీ వర్క్‌ఫ్లో ఎంత సులభంగా మారుతుందో చూడండి.

ఈ వ్యాసం Outrankను ఉపయోగించి రూపొందించబడింది