如何將 Word 轉換為 PDF：完美文件的簡單指南

知道如何將 Word 文件轉換為 PDF是一項看似簡單但絕對必要的技能。好消息是，最快的方法已經內建在您已經使用的軟體中，例如 Microsoft Word 的 「另存為」 或 「匯出」 功能。這些工具旨在完美保持您的文件格式、字體和圖像。

為什麼完美的 PDF 轉換如此重要

您是否曾經發送過 Word 文件，並且心中默默祈禱，希望它在對方的螢幕上不會變得一團糟？我們都經歷過這種情況。擔心您精心挑選的字體是否會顯示，或者您苦心設計的履歷佈局是否會突然崩潰。這正是為什麼正確進行 PDF 轉換不僅僅是可有可無的；它對於清晰、專業的溝通至關重要。

將 PDF（可攜式文件格式）視為您文件的數位快照。它將所有內容固定，保證在任何設備、操作系統或螢幕上看起來都一模一樣。這種可靠性在許多現實情況中都是改變遊戲規則的。

當 Word 文件無法滿足需求時

在某些情況下，發送 PDF 是不可妥協的。以下是幾個常見的例子：

• 求職申請：您設計的那份使用獨特字體的履歷必須是 PDF 格式。這是確保招聘經理看到您所期望的樣子的唯一方法。
• 法律合同：當您以 PDF 格式分享合同時，您可以防止意外（或故意）編輯，並保護文件的完整性。
• 商業報告：以 PDF 格式發送公司報告可確保每位利益相關者看到相同的專業、精緻的文件，無論他們使用的是什麼軟體。

PDF 格式之所以成為全球標準，歷史悠久且有其原因。這並不是某種新興、未經測試的技術；它是數位文件分享的基石。

隨著我們的工作越來越多地轉向線上，它的角色也隨之增長。整個世界都依賴 PDF，數據也支持這一點。

PDF 軟體市場在 2024 年達到21.5 億美元，並有望在 2033 年達到57.2 億美元。這一繁榮與遠程工作的興起以及對安全、固定文件格式的迫切需求密切相關。您可以在 Smallpdf.com 上找到更多關於 PDF 市場增長的見解。

最終，掌握 PDF 轉換讓您掌控一切。這是您確保自己的辛勤工作每次都能清晰、專業地呈現的保證。本指南中的方法簡單明瞭，將使您有信心處理任何轉換任務。

有時，最好的工具就是您已經打開的那個。當涉及將 Word 文件轉換為 PDF 時，您真的不需要再尋找其他地方，Microsoft Word 本身就是最佳選擇。使用內建的轉換工具無疑是確保您螢幕上所見的內容與收件人所見完全一致的最可靠方法。

這並不總是如此。我記得我們曾經依賴的笨拙且容易出錯的變通方法。當 Microsoft 在 Office 2007 中新增了原生的「另存為 PDF」功能時，這一切發生了變化，顯著減少了超過 90%的轉換錯誤。雖然現在線上工具隨處可見，但就純粹的保真度而言，沒有什麼能比得上源頭。您可以通過查看這些Smallpdf.com 上的 PDF 使用統計數據來了解這些工具的需求增長了多少。

那麼，什麼時候選擇 PDF 是正確的選擇？這真的取決於您需要對文件做什麼。

如您所見，如果鎖定格式或防止輕易編輯是優先考量，PDF 是您最佳的選擇。

導航 Word 的內建工具

Microsoft Word 提供兩種主要方法來完成任務：「另存為」和「匯出」。它們乍一看可能相似，但對最終文件的控制程度不同。

最快的路徑是使用另存為。只需前往檔案 > 另存為，在文件類型的下拉菜單中選擇PDF。這是快速、簡單的解決方案，適合那些日常情況，您只需要一個標準的 PDF，而不需要任何特殊的調整。

使用匯出功能以獲得更多控制

如果您需要更精細的控制，匯出功能才是真正的強大所在。您可以在檔案 > 匯出 > 建立 PDF/XPS 文件中找到它。這會彈出一個對話框，感覺很像「另存為」，但有一個關鍵的「選項」按鈕。

這是您可以開始微調的地方。點擊「選項」會打開一個菜單，讓您可以進行一些操作，例如僅轉換特定範圍的頁面或決定是否包含文件屬性。這對於大型報告來說是救星，當您只需要將單一章節或部分發送給同事時。

專業提示：尋找「PDF 選項」部分。

如果您正在創建一份長期存檔的文件——例如法律文件、論文或公司記錄——請務必勾選「符合 ISO 19005-1 標準 (PDF/A)」的選項。

PDF/A 格式是一種特殊的標準化 PDF 版本，旨在確保您的文件在未來的幾年甚至幾十年中，無論使用何種軟體打開，都能保持完全相同的外觀和感覺。

選擇您的 Word 到 PDF 轉換方法

有這麼多種轉換文件的方法，了解它們的優缺點會很有幫助。下表詳細列出了最常見的方法，以幫助您為特定任務選擇合適的選項。

轉換方法	最佳適用於	主要優勢	平台
Microsoft Word (另存為)	快速、日常轉換	最高保真度；完美保留佈局	Windows, macOS
Microsoft Word (匯出)	需要特定設置的文件	對頁面範圍、質量和 PDF/A 格式的細緻控制	Windows, macOS
Google Docs	基於雲的協作	可以直接從瀏覽器輕鬆轉換和分享	網頁版
列印為 PDF	從任何可列印應用程式轉換	通用方法，幾乎適用於任何軟體	Windows, macOS
Chrome 擴展	轉換網頁內容或在線文件	快速方便，無需離開瀏覽器	網頁版 (Chrome)

最終，對於任何在 Word 中創建的文件，從那裡開始幾乎總是您的最佳選擇。其他方法也是很棒的替代方案，特別是當您處理不同文件類型或在不同環境中工作時。

優化您的文件大小

在匯出選項中，您還需要做出一個重要的選擇，即質量與文件大小之間的取捨。Word 提供了兩個明確的選擇：

• 標準 (在線發布和列印)：這是您的高質量選擇。它保持圖像清晰，文本清晰，適合專業報告、作品集或任何需要列印的內容。
• 最小大小 (在線發布)：此設置會積極壓縮圖像和其他元素，以縮小文件大小。當您需要通過電子郵件發送文件或希望節省存儲空間時，請選擇此選項。

通過熟悉這些內建的 Word 功能，您可以為幾乎任何您能想到的場景創建專業級的 PDF——而無需離開應用程式。

如果您沒有 Microsoft Word，該怎麼辦？使用 Google Docs 和在線工具

那麼，當您沒有安裝 Microsoft Word 時該怎麼辦？也許您在使用 Chromebook，或者同事剛分享了一個文件，而您又不在主電腦旁。這時，基於雲的工具變得非常方便，讓您能夠在沒有任何特定軟體的情況下將 Word 文件轉換為 PDF。

這不僅僅是一個小眾解決方案；這是我們工作方式的一次巨大變革。PDF 軟體市場預計將從19.6 億美元在 2024 年增長到驚人的46.9 億美元到 2031 年。這一增長的主要驅動力是對可訪問的基於網絡的工具的需求，自 2020 年以來，雲使用量已經翻了一番。從教師到小企業主，每個人都需要快速完成工作的方式。如果您好奇，可以閱讀更多有關這些 PDF 市場增長趨勢的內容。

Google Docs 方法

如果您生活在 Google Workspace 生態系統中，最簡單的解決方案已經在您指尖。Google Docs 擁有內建的轉換器，非常適合已經在您的 Drive 中的文件或需要即時上傳的文件。

首先，使用 Google Docs 打開您的 Word 文件。最簡單的方法是將.docx文件上傳到您的 Google Drive，然後雙擊它。Google Docs 能很好地以兼容格式打開它，並保持大部分原始佈局不變。

從那裡開始，只需幾次點擊。

• 在左上角，轉到文件菜單。
• 將光標懸停在下載上。
• 從出現的格式列表中，選擇PDF 文件 (.pdf)。

就這樣。您的瀏覽器將立即下載新轉換的 PDF，隨時可以使用。我發現這種方法特別適合於協作項目，當團隊在一個 Word 文檔上工作，最終需要將其鎖定為最終的不可編輯 PDF。

如何選擇安全的在線轉換器

當 Google Docs 不是選項時，您會發現有一整片在線轉換網站。它們確實方便，但您需要小心行事。請記住，您正在將文件上傳到其他人的伺服器，因此隱私和安全應該是您的首要任務。

一個好的經驗法則：在上傳任何內容之前，務必檢查隱私政策。

一家有聲譽的服務會明確告知您，他們會在短時間內（通常只有幾個小時）從伺服器上刪除您的檔案，並會使用 SSL 加密來保護您的數據。

以下是我總是尋找的幾個指標，以辨識值得信賴的服務：

• 網址中的 HTTPS： 網址必須以 https:// 開頭，沒有例外。
• 清晰的刪除政策： 網站應該告訴您他們會保留您的檔案多久。
• 沒有隱藏軟體： 真正的網頁轉換器絕不應強迫您下載應用程式。

對於處理敏感信息並希望進一步保護隱私的人來說，最佳解決方案是使用本地處理檔案的工具。例如，我們的 ShiftShift 擴展中的 Word 轉 PDF 轉換器 就是在您的瀏覽器內完成整個轉換。您的文件實際上不會離開您的電腦，這樣您就可以享受線上工具的便利，同時擁有離線應用的強大安全性。當您無法承擔任何風險時，這是完美的解決方案。

複雜文檔的高級轉換技術

當你處理的不僅僅是一個簡單的文件時，基本的「另存為」方法就無法滿足需求。想想現實世界中的場景：編輯每月報告、從多個章節組裝培訓手冊，或存檔整個項目的文件。這就是你需要超越基本操作，以實現真正高效工作流程的地方。

手動一個一個地轉換數十個文件不僅令人頭痛；這是一個巨大的時間浪費，也是錯誤的公開邀請。學會如何批量處理複雜的轉換將改變遊戲規則，讓你能夠專注於實際工作，而不是繁瑣的瑣事。

掌握批量轉換

批量轉換就是字面意思：將整個文件夾中的 Word 文檔一次性轉換為 PDF。當你需要處理一大堆文件時，這是一個救命稻草，比如轉換整個季度的財務報表或準備提交的作業以供審查。

雖然 Microsoft Word 本身並不提供內建的功能來實現這一點，但你有很多很好的選擇。對於這類工作，我幾乎總是推薦專用的桌面應用程序。

• Adobe Acrobat Pro：這是金標準，原因不言而喻。你可以直接將整個文件夾拖入 Acrobat，它會同時轉換所有文件。它讓你對整個批次的輸出設置擁有難以置信的控制。
• 離線轉換器：你可以找到數十個專門為批量處理而設計的桌面應用程序。這些對於敏感文件來說非常棒，因為你的文件從未上傳到雲服務器——它們保留在你的機器上。
• 命令行工具：如果你對一些代碼感到舒適，像 Pandoc 這樣的工具可以編寫腳本來創建自動化轉換管道。這不適合每個人，但靈活性無與倫比。

我的建議是？始終優先考慮一個在本地處理文件的工具。你最不希望的就是將一整個文件夾的機密客戶報告上傳到某個隨機的、不安全的網站。

將多個 Word 文檔合併為一個 PDF

另一個非常有用的技能是將幾個不同的 Word 文檔合併為一個連貫的 PDF。這是我創建項目組合、編輯研究論文或從分別撰寫的章節構建全面用戶指南的首選方法。

最可靠的方法是先將每個 Word 文件轉換為自己的 PDF。一旦你擁有一組單獨的 PDF，你可以使用 PDF 合併工具將它們合併並重新排序成一個最終的、精緻的文件。這個兩步驟的過程讓你擁有更多的控制權。

我看到的最大頭痛之一是不同 Word 版本之間的格式混亂。事實上，當人們使用不兼容的 .doc 和 .docx 文件時，文檔格式問題影響了近 30% 的文件共享。一個能夠平穩處理這些變化的穩固工具是非常值得的。你可以在這份 PDF Reader Pro 的 PDF 增長統計報告 中找到更多見解。

在合併文件後，考慮安全性。對於像法律案件文件或內部財務報告這樣的敏感合併，添加密碼是一個明智的最後一步。你可以輕鬆使用我們的 密碼生成器 創建一個強大且獨特的密碼。

保留高品質的圖像和字體

沒有什麼比模糊、像素化的圖像和奇怪的替代字體更能顯示「轉換失敗」了。如果你的文檔的視覺吸引力很重要——想想市場推廣手冊、設計作品集或科學海報——那麼你絕對必須掌握轉換設置。

當你從 Word 中導出時，始終尋找標記為 「標準（在線出版和打印）」 的選項。這個設置是你的好朋友，因為它告訴 Word 保留原始圖像分辨率，避免導致模糊的強力壓縮。

這裡有一個專業提示：嵌入你的字體。在轉換之前，前往 文件 > 選項 > 保存，找到 「在文件中嵌入字體」 的復選框。勾選此框將字體文件打包到你的 PDF 中，確保你精心挑選的排版在任何設備上打開時都看起來完美。

排除常見的轉換問題

即使是最簡單的過程也可能會遇到障礙。你剛將一個 Word 文檔轉換為 PDF，期待一個完美的複製品，但顯然有些地方不對勁。也許超鏈接失效，或者格式完全混亂。這些問題令人沮喪，但一旦你知道該尋找什麼，幾乎總是容易修復的。

大多數這些頭痛問題可以歸入幾個常見類別：佈局變化、圖像質量下降，或互動元素根本停止工作。讓我們一起走過如何診斷和解決這些頻繁的轉換問題，以便你的最終 PDF 看起來正是你設計的樣子。

為什麼你的格式看起來不同

當你精心設計的佈局——擁有完美的字體、邊距和間距——在轉換過程中完全變形時，這是非常令人沮喪的。這通常歸結於字體的處理。如果打開 PDF 的人沒有安裝你使用的完全相同的字體，他們的 PDF 查看器將用默認字體替代它。結果？設計災難。

幸運的是，解決方案很簡單：將字體直接嵌入到你的 PDF 中。

• 在 Microsoft Word 中：在保存或導出之前，導航到 文件 > 選項 > 保存。
• 找到正確的設置：尋找標記為 「在文件中嵌入字體」 的復選框，並確保它已被勾選。

這一步驟將你的字體文件打包在 PDF 內部。它保證你的文檔在任何設備上看起來都是正確的，無論誰在查看它。

對於任何排版是設計關鍵部分的文件來說，這是絕對必須的。

修復模糊的圖片和斷鏈接

另一個常見的抱怨是，來自 Word 文檔的清晰、高品質圖片在最終 PDF 中突然變得模糊且像素化。這幾乎總是由於壓縮設置過於激進，試圖減小文件大小所致。當你從 Word 導出時，通常會看到一個選項，可以優化文件大小或質量。始終選擇優先考慮質量的設置，例如 「標準（在線出版和打印）」。

斷鏈接是另一個痛點。你點擊一個在 Word 中完美運作的鏈接，而現在它在 PDF 中只是死文本。這通常發生在使用舊版軟件或不太可靠的在線轉換器時。為了避免這種情況，請堅持使用現代的轉換方法，例如 Word 的本地「另存為 PDF」或「導出」功能，這些功能旨在保持所有鏈接的活躍和可點擊。

在轉換後檢查每一個變更的過程是繁瑣的工作。文檔比較工具在這裡可以成為救星，立即顯示原始文件與最終 PDF 之間的任何差異。我們的指南中有關 強大的文本比較工具 的內容，可以告訴你如何自動化這個過程，節省大量時間。

在專業環境中，正確處理這些細節至關重要。在北美這樣的市場中，佔據了 35% 的全球 PDF 編輯器市場份額，文檔的完整性就是一切。無縫的轉換對於滿足合規標準和維持專業形象至關重要。通過嵌入字體並從一開始就選擇正確的質量設置，你可以避免幾乎所有最常見的轉換麻煩。

關於 Word 轉 PDF 轉換的常見問題解答

即使手中有最好的工具，在將 Word 文檔轉換為 PDF 時，你可能會遇到一些具體問題。讓我們來解決一些最常見的問題，這樣你就可以讓你的文檔看起來恰到好處。

把這看作是你處理那些小細節的參考，這些細節可能會帶來巨大的不同。我們將涵蓋從保持格式完美到管理文件大小和安全性的所有內容。

如何在不失去格式的情況下將 Word 文檔轉換為 PDF？

這可能是最常見的頭痛問題，但幸運的是，解決方案通常很簡單。最可靠的方法是使用 Microsoft Word 自己的 「導出」 或 「另存為 PDF」 功能。當你看到選項時，確保選擇 「標準（在線出版和打印）」。這個設置專門設計用來保持你的佈局、字體和圖片質量不變。

如果你使用了特殊的自定義字體呢？你需要將它們直接嵌入到文件中，以確保所有人都能看到。

• 在轉換之前，前往 文件 > 選項 > 保存。
• 尋找標有 「將字體嵌入文件中」 的復選框，並確保它已勾選。

多這一步是改變遊戲規則的。它保證你的排版看起來正如你所期望的那樣，無論誰打開文檔或他們安裝了什麼字體。

在線 Word 轉 PDF 轉換器安全嗎？

這真的取決於你選擇的服務，更重要的是，你正在轉換的文檔的敏感性。許多可信的在線工具使用強大的 SSL 加密，並有明確的隱私政策，解釋它們會在幾小時後自動刪除你的文件。

對於任何包含個人數據、財務細節或機密商業信息的文檔，請堅持使用離線方法。這根本不值得冒險。使用 Microsoft Word 的內置轉換器或專用桌面應用程序可以將你的數據完全保留在自己的計算機上。

作為一個經驗法則，避免任何試圖推動你安裝額外軟件或擁有模糊或不存在隱私政策的在線服務。你的數據安全應始終放在第一位。

我可以將受密碼保護的 Word 文件轉換為 PDF 嗎？

當然可以，但有一個關鍵條件：你必須知道打開 Word 文檔的密碼。你無法繞過保護。一旦你輸入密碼並打開文件，你可以使用我們已經涵蓋的任何標準方法將其轉換為 PDF。

請記住，新的 PDF 默認不會受到密碼保護。如果你需要為 PDF 添加安全性，則必須在轉換完成後使用 Adobe Acrobat 或其他 PDF 編輯器為其添加新密碼。

我如何使最終的 PDF 文件更小？

巨大的 PDF 文件可能會很麻煩，特別是在發送電子郵件時。Microsoft Word 在「另存為」或「導出」對話框中提供了快速解決方案。只需選擇 「最小大小（在線出版）」 選項，而不是「標準」。這個設置會自動壓縮圖片，創建一個更小的文件，適合在網上使用。

如果你需要更多控制，專用的在線 PDF 壓縮器或桌面應用程序是最佳選擇。這些工具通常允許你微調圖片質量並刪除其他非必要數據，幫助你大幅縮小文件大小，而不會使其看起來糟糕。

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如果你想在瀏覽器中快速且完全私密地處理文件轉換，請查看 ShiftShift 擴展。我們的工具套件，包括 Word 轉 PDF 轉換器，所有工作都在你的計算機上本地進行。這意味著你的數據永遠不會離開你的計算機。今天下載，看看你的工作流程可以變得多麼簡單。

文章使用 Outrank 創建